Проджект-менеджмент. Как быть профессионалом - Алексей Минкевич

Расписание (Schedule). Проект ограничен во времени: у него есть дата начала работ и дата, к которой он должен быть завершен.

Бюджет (Cost). Объем финансирования, который выделяется на реализацию проекта.

Все три ограничения не существуют в отрыве друг от друга. Изменение одного параметра всегда влечет за собой и изменение двух других.

Давайте посмотрим на примере. Допустим, вы решили реализовать проект «Ужин для друзей».

Бизнес-цель – социальная необходимость: вы давно не видели друзей и хотите пообщаться.

Цель проекта – к 20: 00 приготовить ужин на четверых: для вас и троих друзей.

Содержание работ будет выглядеть следующим образом:

1) купить картошку, мясо и пиво;

2) навести порядок в квартире;

3) почистить картошку;

4) приготовить мясо в духовке;

5) сварить картошку;

6) накрыть стол.

Бюджет проекта составляет 110 руб. :

? 1 кг мяса – 60 руб. ;

? 2 кг картошки – 10 руб. ;

? четыре бутылки пива – 40 руб.

Проект ограничен во времени: стол должен быть накрыт к 20: 00, поэтому вам нужно оценить, в котором часу уйти с работы, чтобы успеть подготовиться. По вашей оценке:

1) покупки займут 30 минут;

2) уборка квартиры – 20 минут;

3) почистить картошку – 15 минут;

4) приготовить мясо – 60 минут;

5) сварить картошку – 30 минут;

6) накрыть стол – 15 минут.

Поскольку задачи 1, 2 и 3 выполняются последовательно, то есть друг за другом, в сумме они займут 65 минут (30 + 20 + 15). А вот задачи 4, 5 и 6 вы можете делать параллельно: за 10 минут вы подготовите мясо и поставите его в духовку на 50 минут. Пока будет готовиться мясо, вы сварите картошку и накроете стол. Вот как это выглядит на диаграмме Ганта, или «в колбасках», как нежно и с любовью ее называют некоторые менеджеры проектов (рис. 3).

Таким образом, вам понадобится 2 часа 5 минут на подготовку ужина для гостей, то есть уйти с работы нужно будет в 17: 55. Как видите, проект простой и очень понятный.

Как изменение содержания проекта влияет на бюджет и расписание

Допустим, вы решили, что было бы неплохо приготовить еще и салат из свежих овощей. Тогда список работ будет выглядеть следующим образом:

1) купить картошку, мясо, овощи для салата и пиво;

2) навести порядок в квартире;

3) почистить картошку;

4) приготовить мясо;

5) сварить картошку;

6) приготовить салат;

7) накрыть стол.

Бюджет проекта увеличится: дополнительно нужно купить помидоры, огурцы и зелень.

Допустим, это прибавит к бюджету еще 20 руб. Таким образом, бюджет всего проекта увеличится со 110 до 130 руб. Изменится и расписание проекта: добавится приготовление салата. Таким образом, время выполнения проекта увеличилось на 20 минут, то есть теперь на все потребуется 2 часа 25 минут (рис. 4). С работы нужно будет уйти в 17: 35, так что придется отпрашиваться у руководства.

Как изменение бюджета влияет на проект

Давайте еще раз взглянем на первоначальный вариант проекта без салата (рис. 3). Допустим, в пять часов вечера вы обнаруживаете, что у вас с собой всего 80 руб. Нужно что-то менять. При этом важно помнить о главной задаче проекта – приготовить ужин на четверых. Чтобы цель проекта не пострадала, вы решаете вместо мяса купить килограмм сарделек. Возможно, это несколько изменит качество ужина, но зато вы уложитесь в 80 руб. :

? 1 кг сарделек – 30 руб. ;

? 2 кг картошки – 10 руб. ;

? четыре бутылки пива – 40 руб.

При этом поменяется и содержание работ, и расписание (рис. 5).

Весь проект теперь укладывается в 1 час 45 минут, а значит, можно позже уйти с работы.

Как изменение сроков влияет на проект

Когда меняются сроки проекта, то содержание работ и бюджет обычно требуют пересмотра. Если в день встречи с друзьями вам поставили важное совещание с 17: 30 до 18: 30, это ограничивает вас во времени. Успеть все запланированное к 20: 00 будет невозможно.

В этом случае вы можете решить, что вместо возни с картошкой можно ограничиться макаронами, да и сардельки готовить намного быстрее, чем мясо. Предположим, что у меня всего одна кастрюля, поэтому эти задачи выполняются последовательно. Теперь расписание проекта выглядит так, что вы успеваете встретить гостей в убранной квартире с накрытым столом (рис. 6).

В IT-проектах, с которыми я сталкиваюсь, основным ограничением обычно является время. Когда становится понятно, что к сроку все запланированные задачи не успеть, обычно жертвуют частью содержания работ. Чтобы владельцу бизнеса не было обидно, что он не получил часть изначально запланированного функционала, реализацию части проекта переносят на последующие этапы.

Реже ключевым ограничением бывает бюджет или содержание работ. Первая задача менеджера проекта – еще в самом начале выяснить, что приоритетнее для бизнеса: бюджет, сроки или содержание работ. И уже исходя из этого планировать проект.

О качестве

Вы, наверное, заметили, что в треугольнике тройственного ограничения есть еще такой параметр, как качество. Так вот, его бы я тоже добавил к ограничениям проекта. Под качеством обычно подразумевается удовлетворенность бизнеса характеристиками итогового продукта.

В работе с качеством можно использовать несколько тактик: можно пытаться доводить все до идеала, но сорвать сроки. А можно, видя, что сроки горят, пожертвовать качеством и уложиться в отведенное время. Например, вы выводите на рынок новое приложение интернет-банкинга. Если у 1 % пользователей происходит некритичная ошибка, которую можно обойти, бизнес может решить не срывать сроки выхода продукта, а выпустить на рынок приложение, как планировалось, и исправить дефект в следующих обновлениях.

В нашем примере проекта ужина с друзьями мы немного пожертвовали качеством ужина и поменяли мясо на сардельки, но зато успели подготовиться к приему гостей.

Так что же важнее всего: бюджет, сроки, содержание работ или качество?

Практически во всех проектах одно из ограничений будет являться самым важным для заказчика. В одном проекте это может быть строго фиксированный бюджет: например, 10 000 руб. на ремонт, не больше. В другом – четкая дата завершения или дедлайн: скажем, начало Олимпийских игр перенести нельзя. В третьем – необходимость выполнения всего объема работ. Очень важно знать это основное ограничение проекта.

Но самое главное – это сделать так, чтобы бизнес был доволен результатом проекта. Часто возникают ситуации, когда вы можете не уложиться в сроки, не вписаться в бюджет, даже сделать не совсем то, о чем изначально шла речь. Но бизнес будет доволен и признает проект успешным, так как он получил то, что ему было нужно. А можно все сделать как по книжке: все работы проекта выполнять строго по техническому заданию, в срок и в рамках бюджета, но итоговый продукт окажется ненужным, устаревшим или просто не сработает. Тогда бизнес будет «грустить», а проект не принесет успеха.