Идеальный бизнес-ассистент - Танзиля Гарипова

- Автор: Танзиля Гарипова
- Серия: Бизнес. Как это работает в России
- Жанр: организационный менеджмент, поиск и подбор персонала, поиск работы / карьера, российская практика
- Размещение: фрагмент
- Теги: бизнес-ассистент, деловая карьера, помощник руководителя, советы профессионалов, эффективное руководство
- Год: 2021
Идеальный бизнес-ассистент
Конечно, до такого уровня взаимного доверия нужно дорасти. Но это удивительное чувство – когда между людьми нет ни тени сомнений или подозрений, и возникает то родство душ, которое позволяет руководителю ощущать, что рядом – надежный человек, на кого можно смело положиться в любой ситуации. По факту ассистент становится даже ближе, чем семья, на которую у занятого едва ли не круглые сутки босса порой не хватает времени. А помощник не просто находится все время рядом, но снимает с шефа львиную долю рутинных забот.
Помощник – дорогой бриллиант в «короне» руководителя.
Самое главное – разобраться, нужен ли такой сотрудник и на какой стадии нанимать помощника.
Глава 2
Нужен ли помощник?
Если опираться на собственный опыт, могу сказать, что на самом деле помощник нужен всем, уже на той стадии, когда лишь пришла в голову идея открыть проект. Как раз в этот момент возникает необходимость освободить голову и руки для решения стратегических задач.
Помощник нужен каждому – неважно, идет ли речь о наемном директоре, собственнике, акционере или руководителе среднего звена внутри компании. Задача ассистента формулируется в нескольких словах – сделать жизнь начальника проще. Когда помощник заполняет документы, быстро реагирует на разные ситуации, берет на себя хлопотные дела – ему понадобятся многие умения.
По себе знаю, например, как долго и нудно заполнять таблицы. А ведь бывает, руководитель тратит по 3–4 часа, чтобы разобраться в таблицах, инструкциях, графиках. Лучший способ разгрузить себя и освободить время для более важных дел – подобрать исполнительного и внимательного ассистента. И головная боль по поводу обилия бумаг, от которой страдают практически все начальники, исчезнет как бы сама собой.
Чтобы понять, нужен ли ассистент, уместно воспользоваться «арифметическим» способом. Просто выпишите себе в ежедневнике, в таблице Exel или на листе бумаги все задачи, которые вам приходится выполнять в течение недели или месяца. И против каждого пункта укажите время, которое у вас уходит на его выполнение. Будьте внимательны, ничего не упускайте! Вплоть до того, сколько времени у вас уходит на утренний туалет, завтрак, включая приготовление его (если готовить для вас некому), на заправку машины или замену колес, оплату коммунальных услуг и уборку… Право, вы удивитесь, как много дорогих минут и часов съедают ежедневные будничные заботы. Наверняка вам знакомо ощущение, когда вроде бы весь день чем-то занимался, а результата нет.
Для предпринимателя как для добытчика важно каждый день проводить с максимальной эффективностью. Если результата нет, падает энергия, теряется стимул и боевой настрой, когда нужно организовать что-то важное, быстро среагировать или подготовить важный доклад.
Второй шаг – все зафиксированные задачи нужно разделить на категории. Например, A – важные, функциональные, их ни на кого не переложишь. В категорию же В попадают дела, которые можно отложить либо делегировать. И, наконец, в блоке С то, что можно отложить в долгий ящик, а то и вовсе не делать.
Понятно, что задачи первой категории придется брать непосредственно на себя. А вот дела из двух других можно смело передоверить помощнику. Да, наверняка у вас были некоторые сложности с разбивкой задач на блоки. Более того, примерно 90 % списка вы отнесли к категории А, потому что уверены, будто с этими задачами не может справиться никто, кроме вас. Но, поверьте, это – миф.
Большинство задач можно делегировать. Другое дело, что это надо сделать грамотно – то есть каждое задание необходимо снабдить своего рода инструкцией, указать контакты и так далее. Когда есть четкая последовательность шагов, их легко выполнить и просчитать время. Например, поменять колеса на машине: положить колеса в багажник или в салон, если они в багажник не влезают, взять документы, захватить определенный ключ. У моего бывшего руководителя, например, был «Порше 911», где на колесах – секретный ключ, так что, собираясь на шиномонтаж, я точно помнила, какой ключ нужен и где он лежит.
В свое время я сама работала ассистентом, и хорошо помню, какой огромный пул задач решали мы оперативно с шефом. Он отправлял мне по десять рутинных заданий в день, и нетрудно понять, сколько дорогих часов это помогло ему сэкономить. Между тем я решала вопросы, как говорится, по пути, быстро – туда заехала, по дороге купила, здесь передала, там встретилась, туда завезла, что-то сложила, приклеила, разобрала… Поскольку рука у меня набита на многозадачность, на весь десяток заданий уходило у меня часа два-три, а у босса наверняка отняло бы вдвое больше времени.
Подготовка пошагового плана займет какое-то время, зато сотрудник, пользуясь инструкцией, сможет сделать все быстро и качественно.
Есть руководители, уверенные, будто даже по инструкции сотрудник все равно сделает плохо. Но вы же пользуетесь, скажем, холодильником, микроволновкой или стиральной машиной? И прежде, чем включить ее, наверняка прочли инструкцию? Здесь ситуация схожая – если инструкция написана грамотно, вашему помощнику не составит труда в ней разобраться и сделать все как надо. Кстати, шаблон инструкции вы найдете в одном из приложений – проверьте себя.
Вообще-то, в идеале своего рода инструкция должна распространяться на всю компанию. Да-да, это как раз структура предприятия, функциональные обязанности и многое другое. Для ассистента должностную инструкцию надо прописывать очень подробно. И не только общий обзор обязанностей, но и мелкие, но важные детали: как встречать босса, что он по утрам пьет – чай или кофе, какие яблоки любит, во сколько ему напоминать про обед… Иными словами, у помощника должна быть «инструкция по руководителю», как бы странно это ни звучало.
Не забудем, что, выходя на работу впервые, новый ассистент практически ничего не знает о своем шефе, кроме фамилии, имени, отчества, в лучшем случае, возраста и образования. На сайте компании никто не напишет, какой у начальника характер, не познакомит с его привычками и вкусами, не предупредит, что по утрам он бывает не в лучшем настроении. Помощнику еще предстоит узнать о его семье, о том, какие цветы он предпочитает дарить жене, запомнить дни рождения ее и детей. То есть «правая рука» босса должна знать о нем не меньше, чем тот знает о себе сам.
Профессиональный ассистент узнает всю необходимую информацию за три первых дня – ненароком, тактично, но в подробностях. Если же вы берете новичка в профессии, лучше позаботиться об этом самому и составить свое небольшое «резюме» для помощника. Это поможет избежать в ближайшем будущем недоразумений и конфликтов. И сберечь время и нервы.
Читать похожие на «Идеальный бизнес-ассистент» книги

Работа в лавке «Магические штучки» развивает не только ловкость рук, но и фантазию. Да-да, все эти сонные пастилки и кулоны с определителем магии – мои уникальные изобретения. Но это совершенно не то, о чем я мечтала. А мечтаю я работать в полиции, чтобы причинять добро и наносить пользу. Увы, инспектором меня не взяли, а послали к темному, то есть предложили должность ассистента некроманта. Только новому работодателю непременно подавай мужчину. Но я и не с таким справлялась. Эх,

Лена не знает, что такое оргазм. Она ничего не чувствует в постели, иногда сама не знает, чего хочет, и поэтому не понимает, с чего начать. Любая неудача в сексе кажется ей поражением. Ведь для того, чтобы получить удовольствие и наполнить жизнь яркими красками, нужно просто разрешить себе это. Кристина переживает, что, став матерью, перестала быть женщиной. Может, ее решение забеременеть было ошибкой? Ей хочется вернуть оргазм и былую страсть в отношениях с мужем. Но она испытывает материнское

«Цай Хонг Ши уже несколько месяцев был закрыт, и с каждым днем мэр Хи Донг становился все раздражительнее и злее. Теперь он не боялся, а, напротив, с нетерпением ждал, когда же придет двухвостая…»

История эта о Капитане, который родом из нашего времени. Сейчас, в 2021 году ему не больше двенадцати лет, а события, описанные в книге, происходят, пожалуй, лет через восемьдесят. Нет, наш герой не впадал в летаргический сон, он прожил все эти годы, не выпадая из действительности ни на день. Все дело в том, что в 2048 году будет изобретена технология медленного старения, и Капитан оказался среди счастливчиков, на которых она подействовала, а значит ему, почти столетнему, не больше сорока лет.

В послевоенном Пскове одно за другим происходят два похожих ограбления. В обоих случаях преступники похищают картины известного художника Шапиро, эмигрировавшего в 20-е годы из СССР. Следствие поручено начальнику оперативного отдела Павлу Звереву. Сыщикам удается установить, что жертвы обоих ограблений когда-то вместе работали в неврологическом отделении одной и той же больницы, а будущий художник Шапиро был их пациентом. Возможно, кто-то знавший об этом, решил собрать свою коллекцию ценных

Люк О’Доннелл никогда не хотел быть знаменитым. Но когда имя его отца, скандальной рок-звезды, снова появляется в газетах, Люк оказывается под прицелом камер. И всего одна фотография может все разрушить. Чтобы восстановить испорченную репутацию, Люку нужно вступить в нормальные отношения… а Оливер Блэквуд настолько нормальный, насколько это возможно. Он адвокат, веган и ни разу не был замечен в скандале. Другими словами, он и есть идеальный парень. Люк и Оливер одиноки и нуждаются в спутнике

Маленький городок, который расположен рядом с Чёрным морем, ждёт на добровольную практику в местную больницу группу студентов медицинского института из столицы. Староста группы, молодая и полная надежд Надира, с детства мечтает стать врачом, потому что на её глаза погибли её родители. Приехав со своими однокурсниками в городок, Надиру определяют на практику с молодым главврачом Рашитом. Им приходится проводить много времени вместе в больнице. Со временем они понимают, что судьба толкает их друг

Книга посвящена модной, современной и востребованной профессии помощника руководителя или ассистента. Во всех крупных компаниях за руководителем закреплен помощник или ассистент. Однако все больше и больше представителей малого бизнеса и предпринимателей также ищут ассистентов. В издании раскрываются базовые функции помощника руководителя: встреча гостей и телефонное общение, тревел-поддержка и организация совещаний, планирование графика и многое другое. Приведенные схемы, таблицы и прикладные

Достигнута цель, которую некогда поставил Мастер. Шен поступил в Академию, в последний момент улизнув из рук министра и стражников. Теперь все зависит только от него самого. Но история не зацикливается только на нем. Близятся испытания Байсо. Грядет нашествие зверей на родной город Шена. И это еще не все…

«Интуиция» – первая в России интерактивная пьеса. Написана на основе разговора автора с Константином Хабенским о том, что ждет нас по ту сторону жизни. Читатели смогут ответить на вопрос, заданный в конце пьесы, – и спасти одного из персонажей, см. http://tsypkin.com/intuition. «Идеальный Че» – первая повесть автора, «антология окружающего абсурда», по его словам. В антракте – истории про секс и про любовь, а на бис – два рассказа, которые до этого выходили в версии с нецензурной лексикой, но