Ассистент руководителя - Анна Сосновая

Я постоянно учусь педагогике, так как преподаю. Основала собственную бизнес-школу помощников руководителя assistant-school. ru, в которой прошли обучение более 3000 ассистентов из России и стран СНГ. Все мои студенты отмечают высокий уровень профессионализма, доступную подачу информации и прикладные материалы, получаемые в школе. С ее программами можно ознакомиться в конце данной книги. Ассистенты приходят в бизнес-школу сами, также их направляют компании. Преподавать я приглашаю только экспертов-практиков в области делопроизводства, делового этикета, HR, персонального брендинга и т. п.

А еще все студенты моей бизнес-школы получают престижные документы государственного образца – удостоверение о повышении квалификации, диплом о профессиональной переподготовке. Эти документы ценятся на рынке труда, а выдавать их могут только учебные центры, имеющие лицензию Департамента образования.

Давайте на протяжении этой книги я буду вашим наставником? Нас ждет увлекательное путешествие в профессию ассистента. Мы погрузимся в детали, разберем показательные примеры других, пошутим, пофилософствуем и получим заряд мотивации. Жду вас на следующей странице, если вы готовы.

Как получить максимум от этой книги

Наше путешествие в профессию ассистента начинается. И прежде чем перевернуть страницу, прочитайте мои пять советов на тему «Как получить от книги максимум».

1. Думайте, где это может вам пригодиться.

Это одна из моих самых любимых фраз. Для ассистента важно думать наперед, уметь быстро приспосабливаться к изменениям и переваривать информацию. Если кажется, будто что-то из этой книги неприменимо, не спешите с выводами. Подумайте, как это адаптировать к своим реалиям, собственному руководителю и специфике компании.

Скорее всего, эту книгу будут читать ассистенты руководителей в компаниях разных сфер и отраслей. А вероятно, и ассистенты предпринимателей, блогеров, медийных личностей.

Ваша задача – адаптировать написанное и встроить в работу.

2. Спрашивайте себя – «зачем? »

Это один из главных вопросов. Гораздо более важный, чем «что? », «кто? » и «каким образом? ». Ваши действия по внедрению чего-либо, пусть даже нового календаря для шефа, должны быть мотивированы. Ответ на вопрос «зачем? » поможет в этом.

Для чего вы что-то делаете?

Например:

• для сокращения расходов на типографию я выбираю нового поставщика;

• для повышения эффективности работы босса я изучаю возможности его планировщика времени;

• для улучшения имиджа компании я разрабатываю требования к внешнему виду администраторов и т. д.

Просто так ничего не бывает. Даже эту книгу вы должны читать с конкретной целью.

3. Три дня на внедрение.

Очень важное правило. Узнали что-то новое, подумали «ага, это мне нужно» – и внедряйте. Иначе в круговороте жизни и огромного количества разных задач просто забудете об этом.

Поэтому запомните: три дня на внедрение. Возьмите ежедневник, поставьте себе дедлайн и сделайте. Не откладывайте на потом то, что можете сделать в ближайшее время.

Присутствие данной книги в ваших руках неограниченное количество времени очень расслабляет: вы знаете – она никуда не денется. Но представьте, что кто-то может быть эффективнее лишь потому, что принял во внимание и внедрил все написанное сразу, а не через какое-то время.

4. Конспектируйте.

Наш мозг не способен удерживать всю информацию. А если бы и мог, это стало бы большим стрессом для организма. Поэтому не пытайтесь запомнить все.

Читая бизнес-литературу, я всегда делаю конспект – убираю лишнее: только примеры, кейсы, цитаты. В итоге остается выжимка с самыми важными мыслями.

Делать это можно по-разному. Наиболее удобный для меня формат – заметки в телефоне и интеллект-карты. О последних мы поговорим далее, это очень полезная вещь.

Наше путешествие в профессию начинается. Не забудьте записывать важные мысли и свои размышления, а также подчеркивать главное. И обязательно думайте!

Глава 1

О профессии помощника и ассистента

Кто он, ассистент руководителя

Этот раздел в первую очередь будет полезен тем, кто хочет стать ассистентом или помощником руководителя. Однако и опытный специалист наверняка узнает из него что-то новое о своей работе.

В России профессия «ассистент» лишь набирает обороты. Само слово – англицизм (с англ. «ассистировать/помогать»), относительно недавно пополнивший отечественный лексикон. Проще называть ассистента по-русски – помощником, и совсем привычно – помощником руководителя или секретарем.

Я часто делаю доклады на конференциях для ассистентов и помощников первых лиц компаний. Помню, как во время первого выступления ко мне обратился организатор и попросил не использовать слово «секретарь», потому что аудитория обижается.

Конечно, «ассистент» звучит благороднее. Я согласна.

Кто же он, ассистент или помощник?

Правая рука и доверенное лицо шефа.

Тот, кто принимает звонки, составляет график руководителя, организует командировки и бизнес-поездки, а также совещания, договаривается о встречах с партнерами/клиентами.

Человек, который налаживает бизнес-процессы и взаимодействует с другими подразделениями.

Тот, кто фиксирует ход совещания, а потом контролирует исполнение поручений, данных руководителем.

Сотрудник, охраняющий «святая святых» – кабинет руководителя – от нежелательных звонков и гостей.

Подводя итог – это тот, кто обеспечивает руководителю КОМФОРТ. Или, если хотите, гарантирует ему спокойствие.

Помощник должен сделать рабочий процесс максимально комфортным для шефа.

А знаете, в чем трудность? В том, что перечень должностных обязанностей такого сотрудника у каждой организации свой: где-то ассистенту требуется умение открывать представительства в других городах, а где-то – знание основ маркетинга.

Рассмотрим три вида современных ассистентов. Итак, какими они бывают?

Сразу оговорюсь, что поскольку понятие «ассистент» у нас только приживается, не все руководители имеют представление, чем один вид отличается от другого.

1. Персональный ассистент (англ. PA).

Это тот, в чьи обязанности, кроме решения административных вопросов (прием посетителей, звонков и т. п. ), входит выполнение большого пула личных поручений, касающихся обычной жизни шефа и его семьи. Отсюда и название «персональный».

Обязанности личного помощника (персонального ассистента) могут включать в себя:

• контроль за работой домашнего персонала (нянь, преподавателей), а также их подбор;

• организацию отдыха шефа и его семьи: от выбора страны и организации досуга до выстраивания логистики;

• компетентность и осведомленность в сфере luxury-обслуживания, брендов и марок (отели, рестораны, бутики);

• организацию медицинского обслуживания: своевременное прохождение профилактических обследований (чекапы), запись к специалистам и пр. ;