Именно из-за этого у соискателя в России возникает когнитивный диссонанс, который заключается в том, что письмо можно и не писать совсем, а если писать, то какому стилю отдать предпочтение: деловому или свободному? А если все так сложно, то, может, и совсем не надо писать, раз так можно. Многие так и поступают. Спорить с такими скептиками и фаталистами не имеет смысла. Но я заметила, что даже те люди, которые утверждают, что все предопределено и что с этим ничего нельзя поделать, смотрят по сторонам, прежде чем переходят дорогу.

Тем не менее наличие сопроводительного письма на большинство позиций рассматривается HR-специалистами как обязательный элемент отбора. На важность отправки писем указывают и сами представители компаний в описании вакансий. Вот примеры таких формулировок и запросов из вакансий, опубликованных на сайте hh.ru.

«Не сочтите за излишнюю требовательность, но для нас важно знать, чем вас заинтересовала эта позиция и почему вы полагаете, что справитесь с обозначенными задачами. Пожалуйста, раскройте это в сопроводительном письме».

«Уважаемые кандидаты! Резюме без сопроводительного письма с указанием запрашиваемой информации не рассматриваются».

«Рассматриваются только резюме с сопроводительным письмом. Ежедневно мы получаем большое количество резюме, поэтому отдаём предпочтение кандидатам, которые не ленятся написать хорошо составленное сопроводительное резюме, что продемонстрирует внимательность кандидата, серьёзность его подхода к поиску работы, а также уважение к потенциальному работодателю».

«Уважаемые соискатели, наличие сопроводительного письма с описанием того, почему вы считаете себя подходящим кандидатом, существенно повысит интерес к вашей кандидатуре в процессе отбора кандидатов для собеседования!»

«Если вас вдохновила наша вакансия, и вы считаете, что ваш опыт будет востребован в этой роли – ждем ваши отклики. Приоритет в рассмотрении мы гарантируем кандидатам с сопроводительными письмами».

«Отсутствие сопроводительного письма – это признак веерной рассылки резюме. Так устраиваются сотрудники на первую попавшуюся работу. Нам кажется, что удачное сотрудничество начинается иначе, поэтому такие обращения мы игнорируем».

Я тоже считаю, что взаимодействие между кандидатом и потенциальным работодателем должно начинаться иначе. Первым шагом для установления контакта и начала деловой коммуникации является отправка сопроводительного письма.

Давайте рассмотрим определение и значение понятий: «деловая коммуникация» и «сопроводительное письмо».

Что такое деловая коммуникация?

Деловая коммуникация или деловое общение – это процесс передачи информации от одного человека к другому. Основной фактор успешности деловой коммуникации – это реализация цели делового общения и получение конкретного результата. Деловое общение по форме речи делится на устное и письменное. В части сопроводительного письма – это письменный обмен информацией, на основе которой потенциальные работодатели получают сведения, необходимые для принятия решения по дальнейшему рассмотрению кандидатуры на вакантную позицию.

Что такое сопроводительное письмо?

Где мало слов, там вес они имеют.

У. Шекспир

Сопроводительное письмо (англ. cover letter, сокр. CL) – поясняющее деловое письмо к резюме. Это важный карьерный документ для первой ступени отбора кандидатов.

Сопроводительное письмо включает краткий анонс профессионального опыта кандидата, основная задача которого привлечь внимание адресата и побудить его к действию – открыть и прочитать резюме. Это дополнительный инструмент для установления контакта соискателя с работодателем, выполняющий три функции: информативную, убеждающую и воздействующую.

Существует четыре основные цели для отправки сопроводительного письма:

Цель №1 – для отправки отклика в кадровое агентство.

Цель №2 – для отправки отклика на актуальную вакансию, опубликованную на рекрутинговых сайтах (hh.ru, superjob.ru и др.).

Цель №3 – для отправки отклика в компанию, в которой в настоящее время нет открытых вакансий с целью перспективы дальнейшего трудоустройства.

Цель №4 – для отправки резюме по рекомендации.

Данный вид письма в зависимости от цели отправки по объему может быть коротким – от 2-3-х абзацев, так и длинным – до целого листа формата А4. Рекомендуемый оптимальный объем сопроводительного письма – половина листа формата А4.

Три принципа CL

Конкретно – меньше пустословия – больше дела.

Объективно – свести к минимуму оценочные суждения.

Лаконично – выбросить из текста лишние слова.

Сопроводительное письмо играет важную роль при первичном отборе кандидатов. Три плюса для достижения цели:

1. Вы выделяетесь и формируете серьезное первое впечатление.

2. Вы заинтересовываете преимуществами и выгодами.

3. Вы запоминаетесь уникальностью по сравнению с другими кандидатами.

В итоге вас выбирают и приглашают на собеседование.

Таким образом, сопроводительное письмо – это дополнительный инструмент для установления потенциального контакта соискателя с работодателем. К тому же сопроводительное письмо раскрывает истинное лицо кандидата. По стилю письма и его содержанию можно определить общую культуру, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о его личности.

Письменная речь наглядно демонстрирует способность кандидата ясно и структурно мыслить, умение выделять главное и приводить аргументы, подчеркивать ключевые моменты из опыта, подкреплять их примерами. Если человек пишет в таком стиле, то и работать будет также: ставить конкретные цели и задачи, разбивать на подзадачи, выделять этапы и последовательно их выполнять. Поэтому текст в письмах – индикатор для определения таких качеств, как системность, структурированность, внимательность к деталям, ответственность, мотивированность, проактивность, коммуникабельность. Кандидат может утверждать, что он ответственный сотрудник, но, если он допускает ошибки и небрежность в деловых письмах, то это показатель того, что рано или поздно это проявится и в части отношения к своим должностным обязанностям. Стоит ли рисковать и брать на работу такого сотрудника? Ответ очевиден.

Выводы

1. Деловая коммуникация или деловое общение – это процесс передачи информации от одного человека к другому. Деловое общение по форме речи делится на устное и письменное. Сопроводительное письмо – пример деловой письменной коммуникации. Сопроводительное письмо выполняет три функции: информативную, убеждающую и воздействующую.

2. Насколько эффективно вы владеете навыками деловой переписки, настолько и будет определяться ваш личный успех в поиске работы. При этом развитию этой компетенции мало кто уделяет должного значения. Недостаточное внимание к важности письменной коммуникации и неумение выражать свои мысли в правильной форме, соблюдая основные правила и принципы делового письма, лишают возможности соискателей использовать сопроводительное письмо как дополнительный инструмент воздействия на HR c целью получить приглашение на собеседование в компанию мечты.

Сопроводительное письмо может иметь решающее значение для двух одинаково квалифицированных кандидатов.

При работе с текстом письма у каждого соискателя есть возможность продумать детали, составить план и тщательно сформулировать свои мысли, и в случае необходимости откорректировать сообщение перед отправкой. Поэтому плохо написанные тексты вызывают крайне негативную реакцию со стороны специалистов по подбору персонала и приводят к противоположному результату. Сопроводительное письмо к резюме может стать либо призывом к действию – «откройте и прочитайте мое резюме», либо оттолкнуть. Есть только один способ быстро научиться писать без ошибок – знать их. Цена ошибки в данном случае велика, поэтому в первой части книги я предлагаю учиться не на своих ошибках, а на чужих.

Работа над ошибками

Шаблоны

Бывают сопроводительные письма, которые содержат много умных слов, но чувствуешь, что их писали роботы.

Вам знакома такая формулировка: «Резюме с пустыми и шаблонными сопроводительными письмами рассматриваются в последнюю очередь»? Таким образом компании предупреждают о важности информации, которую указывают в своих письмах соискатели. Нет ничего хуже, чем рассылать одно и то же письмо в разные компании в надежде, что этого не заметят. Заметят и отметят. 38% HR-менеджеров получают шаблонные сопроводительные письма и это служит причиной отказа от дальнейшего знакомства с резюме. Они не раскрывают мотивацию кандидата и не содержат конкретной информации: в какой сфере, на какой позиции, в каком направлении, какой опыт и какие навыки у него есть. Шаблонные письма в среде HR называют «одно на всех». Поэтому такие письма не работают. Они не позволяют понять потенциальному работодателю, почему вы подходите для их компании.

Как выглядят шаблонные письма? Давайте разбираться. Рассмотрим пять примеров шаблонных сопроводительных писем.

N. B. Это плохие примеры. Не пишите так.

[1]

РУКОВОДИТЕЛЬ IT-ОТДЕЛА

«Здравствуйте! Отправляю Вам свое резюме, готов дополнительно встретиться и ответить на все интересующие Вас вопросы. Имею большой опыт в должности руководящего работника IT-подразделений. Опыт руководящего работника дали мне необходимые квалификацию и знания, которые я смогу применить для пользы в Вашей компании. Буду благодарен, если Вы не оставите мое резюме без внимания».

[2]

РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

«Добрый день, пишу Вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж».

Описанные обязанности и цели данной позиции предcтавляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.

Мой профессиональный опыт включает в себя большой опыт управления командами продаж и ведения переговоров с ключевыми клиентами.

В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время».

[3]

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

«Ваша вакансия руководитель проекта меня заинтересовала в виду того, что требования, предъявляемые к кандидату в полной мере, соответствуют моей квалификации.

Мои основные качества – умный, опытный, знающий, высокие управленческие компетенции, ответственность, системность».

[4]

СПЕЦИАЛИСТ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ

«Добрый день!

Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на открытую вакансию.

Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои полученные знания и приобретенный опыт в области делопроизводства.

Более подробно Вы можете ознакомиться в резюме. Основная причина поиска новой работы – возможность совершенствования своих способностей и навыков. Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы».

[5]

МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ

«Добрый день!

Меня зовут Иван Иванов, специалист в области продаж. На данный момент я открыт для новых предложений и мне интересна вакансия вашей компании.

Я командный игрок и лидер, способный повести за собой команду. Имею более чем 10-летний успешный опыт работы в продажах, а также опыт руководства коллективом до 8 человек.

Уверен, что мой опыт и знания будут полезны Вашей компании!

В связи с этим прошу Вас рассмотреть моё резюме на данную вакансию».

Представленные выше примеры – это безликие пустые по содержанию письма, которые состоят из канцелярита – штампованных шаблонных фраз и не придают письменной речи смысла.