Все шаблонные письма схожи в том, что в них никогда не встретишь свежего, яркого, своеобразного оборота речи. Когда читаешь письмо, в котором повторяются механически одни и те же привычные фразы, возникает странное ощущение, что читаешь письмо не живого человека, а робота, и с каждой прочитанной строчкой это ощущение усиливается. Выпускник, начинающий специалист или топ-менеджер, пользующийся такой лексикой, подтверждает свою посредственность и отсутствие навыка деловой коммуникации. Используя штамп, они выбирают одни и те же речевые обороты и ничего дополнительно не сообщают адресату. Тем самым злоупотребляя вниманием и терпением читателя, который делает соответствующие выводы об их мотивации.

Как избежать штампов?

Штампы – это пустота. Поэтому, один из самых действенных методов борьбы с ними – добавление аргументов. Вместо того чтобы написать, что «я – командный игрок» – расскажите, с какими отделами вы взаимодействуете в своей работе и в каких совместных проектах принимаете участие. Не пишите, что «я – лидер, ведущий за собой команду», а приведите результаты работы своей команды.

Как перевести шаблонные фразы в конкретику?

Придать сообщению личностный характер, сделать его аргументированным и более действенным помогут примеры результатов. Так же как и в продающем резюме, в сопроводительном письме сразить наповал сотрудников по найму можно достижениями.

Вот как выглядят такие запросы в вакансиях, размещенных на hh.ru.

«При отклике на вакансию большая просьба в сопроводительном письме указать: ссылки на портфолио, примеры публикаций и коротко описать достигнутые результаты».

«Напишите, чем вы гордитесь?»

«В сопроводительном письме расскажите о своих достижениях на предыдущем месте работы».

«Пожалуйста, в сопроводительном письме расскажите про свой личный опыт работы и достижения в холодных продажах B2B».

«При рассмотрении резюме предпочтение будет отдаваться откликам с сопроводительным письмом с описанием Ваших достижений и обоснованием, почему именно Вы соответствуете данной позиции».

«Уважаемые соискатели, большая просьба, в сопроводительном письме указать ваши достижения в компании, какие действия вы применяли для достижения результатов в финансовой сфере. Также укажите в цифрах, что было в компании и как стало с вашим приходом?»

«Ответьте пожалуйста на эти вопросы в вашем сопроводительном письме:

• Какие результаты вашей работы за последние 2—3 месяца?

• Кто может это подтвердить?»

«Опишите в сопроводительном письме свой вклад в успех последней компании и какой вклад, на ваш взгляд, вы бы могли внести в нашу компанию».

Как правильно выбирать и составлять хорошие примеры результатов по ключевым показателям эффективности вы сможете научиться, прочитав мою новую «Резюме для карьеры». Задача этой книги – научить добавлять уже готовые результаты в структуру сопроводительного письма. Вот примеры того, как можно заменить шаблонные фразы конкретной информацией и результатами.

Было

На данный момент я открыт для новых предложений и мне интересна вакансия вашей компании.

Стало

Мне интересна работа в Вашей компании, так как руководство поддерживает рост и развитие своих сотрудников и предоставляет возможности для реализации новых проектов. Я знаю, что у Вас очень сильная корпоративная культура, ориентированная на лидерство, работает профессиональная команда, есть корпоративный университет и поощряются идеи сотрудников.

Было

Меня заинтересовала вакансия в Вашей компании.

Стало

Меня заинтересовала вакансия на позицию «Директор юридического департамента» в Вашей компании. Из описания вакансии я увидел широкий спектр правовых вопросов, таких как поддержка производства, торговое законодательство, корпоративные вопросы, импорт и экспорт. Последние пять лет я занимаюсь этими направлениями в компании [Название компании]. Также меня привлекает перспектива работы с владельцем крупного федерального холдинга.

Было

Требования в вакансии, предъявляемые к кандидату, в полной мере соответствуют моей квалификации.

Стало

В описании Вашей вакансии требуется кандидат с опытом оптимизации бизнес-процессов. В компании [Название компании] по итогам 2021 года я увеличил прибыль компании на 15% и сократил срок завершения сделок полного цикла на 30% за счет модернизации и автоматизации бизнес-процессов.

Было

Я командный игрок и лидер, способный повести за собой команду.

Стало

Увеличил продажи в 2 раза за год за счет формирования с нуля и развития команды по работе с корпоративными клиентами. Снизил отток клиентов мелкого и среднего бизнеса на 20% и увеличил рентабельность продаж на 30%. Победитель мотивационных конкурсов от партнеров по продаже брендов три года подряд: [Бренд #1] (2019), [Бренд #2] (2020), [Бренд #3] (2021).

Было

Имею большой опыт управления персоналом.

Стало

Имею диплом за успехи в области розничной торговли за вклад в развитие бизнеса в России в номинации «Лучшая работа с персоналом».

Было

Опыт работы дал мне необходимые квалификацию и знания, которые я смогу применить для пользы в Вашей компании.

Стало

Улучшил финансовый результат на 18% в 2022 году за счет оптимизации бухгалтерской отчетности актива. Сократил расходы компании по банковским процентам на 3 процентных пункта за счет проведения рефинансирования кредитов.

Выводы

1. Мы разобрали, что шаблонные письма состоят на 100% из воды. Мы поняли, что использовать шаблоны в тексте – это плохо. Шаблоны в тексте – это индикатор определения уровня грамотности автора письма.

2. Скажите «нет» шаблонному сопроводительному письму. В 2023 году объяснять отправку шаблонного письма отсутствием времени и незнанием – оправдание того, чему нет оправдания.

Итак, шаблонные письма мы исключили и решили написать сами. Но не все так просто. Многие хорошо излагают свои мысли устно, но мало кто умеет также хорошо переносить свои мысли на бумагу. Попытки «изобрести велосипед» в деле составления сопроводительных писем также ни к чему хорошему не приводят.

Что же мешает кандидатам написать хорошее сопроводительное письмо? Давайте разберем следующий уровень ошибок. Для этого мы возьмем примеры сопроводительных писем, которые содержат ряд наиболее распространенных ошибок, которые соискатели допускают чаще всего.

Перед вами пять образцов обычных типичных сопроводительных писем. Они выбраны не за то, что они как-то по-особенному плохи или ужасны, – если бы я захотела, то могла бы процитировать гораздо более худшие образцы, – но они выбраны за то, что иллюстрируют целый комплекс ошибок, на которых мы будем учиться.

В каждом примере жирным шрифтом выделены ошибки, в скобках курсивом выделены типы ошибок, которые мы будем разбирать в этой главе.

N. B. Это плохие примеры. Не пишите так. У авторов этих посланий явно не хватило времени на сочинение и редактирование своего произведения.

[1]

ДИРЕКТОР ПО ПРОДАЖАМ

Добрый день! (неверное обращение)

Направляю Вам на рассмотрение свое резюме (на какую позицию?).

Уверен, что мог бы быть полезен (высказывание личного мнения/обобщение – чем полезен?) крупной торговой компании в продажах промышленных и сложных продуктов (обобщение — какой компании? каких продуктов?).

Мои опыт, знания и навыки (обобщение – какой опыт? какие знания? какие навыки?) лежат в области продаж и работы с клиентами (обобщение – каких продаж? с какими клиентами?). На последнем месте работы (обобщение – на каком месте работы?) в должности регионального директора нес ответственность за деятельность (обобщение – какую деятельность?) и результаты (обобщение – какие результаты?) отдела продаж на территории нескольких регионов России (обобщение – каких регионов?).

Рассматриваю вакансии в динамичной современной компании (обобщение — какой компании?) на российском рынке – руководителя отдела продаж, директора по продажам, директора по развитию продаж.

Повтор слов: «продажи» – 6 раз, «директор» – 3 раза.

[2]

HR-МЕНЕДЖЕР

Доброго дня (неверное обращение)

Прошу рассмотреть мою кандидатуру на данную позицию (обобщение – на какую позицию?). Считаю, что могу быть полезна Вашей компании (высказывание личного мнения/обобщение – чем полезна?).

Основная цель моей работы: организация слаженного, максимально эффективного коллектива, где каждый сотрудник на своем месте, готовый к свершениям и развитию)))). Где цели компании созвучны с целями каждого сотрудника (поток сознания).

Люблю (эмоциональный оборот) ставить перед собой амбициозные задачи (обобщение – какие задачи?).

Безмерно люблю (эмоциональный оборот) выбранную область работы (обобщение — какую область работы?), в которой всегда можно и нужно учиться (высказывание личного мнения/обобщение – чему учиться?).

С уверенностью могу сказать (высказывание личного мнения), что это также и творческая работа, так как именно гибкость ума и творческий (повтор слов «творческий») подход может помочь в достижении самых сложных задач (обобщение — каких задач?, поток сознания).

[3]

ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР

Здравствуйте! (неверное обращение)

Меня на сайте hh.ru заинтересовала должность главного бухгалтера (страдательный залог). Уверена, что вам подойдут мои знания и мой опыт работы (высказывание личного мнения, обобщение – какие знания? какой опыт?). У меня имеется высшее образование (обобщение – какое образование?) и стаж более 20 лет (обобщение) работы в бухгалтерии. Опыта работы в сфере производства у меня не имеется (явка с повинной), но я быстро обучаюсь и с легкостью овладеваю новыми навыками (поток мыслей, высказывание личного мнения, обобщение – какими навыками?).

В настоящее время я работаю главным бухгалтером в компании, являющейся арендатором. В связи с тем, что компания, являющаяся собственником, находится на стадии ликвидации, я ищу работу главного бухгалтера или заместителя главного бухгалтера.

Я стремительная, образованная и ответственная (субъективные оценочные характеристики). Я считаю, что смогу успешно справиться с обязанностями, описанными в вакансии (высказывание личного мнения, обобщение – с какими обязанностями?). В связи с этим хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения. Буду рада с Вами поработать, также готова обучаться (поток мыслей).

Жду Вашего ответа (прямое указание).

Повтор слов и однокоренные слова: местоимения – 11 раз, «главный бухгалтер» – 4 раза, «работа» – 6 раз, «являющаяся» – 2 раза, «имеется» – 2 раза.

[4]

ФИНАНСОВЫЙ АНАЛИТИК

Добрый день! (неверное обращение)