Проанализировав свою работу, вы, вероятно, получите подтверждение тому, что 80 % конфликтных ситуаций дают 20 % подчиненных, а 80 % неприятностей вы имеете от 20 % дел. Именно этим подчиненным и этим делам необходимо уделить больше внимания. Тем самым значительно уменьшится вероятность возникновения негативных ситуаций.

Полезно установить себе реальный срок исполнения неприятного дела, записать его таким образом, чтобы эта запись постоянно попадала в поле вашего зрения. Например, подчеркните в своем плане «нелюбимый» пункт красным карандашом. Сообщите окружающим о назначенном сроке.

Если дело особенно неприятное, можно в качестве «приманки» установить себе приз за его исполнение. Им может быть то, о чем вы мечтаете, но все время себе отказываете (посвятить целый вечер чтению, побездельничать, купить наконец то, что очень хочется, но жалко денег, и т. п. – у каждого найдется приз для себя).

Один из способов откладывать неприятное дело – заниматься тем, что вам нравится. В этом случае любимое занятие – просто удобный предлог, чтобы оттянуть решение остальных вопросов, возможно слишком сложных и неприятных. Вот почему вы уверяете и себя, и остальных, что пока слишком заняты, что у вас нет времени и пр. Естественно, человек всегда будет охотно заниматься тем, что ему по душе. Более того, такое дело спорится, работа приносит удовлетворение, результаты превосходные, душа поет и все прекрасно.

Боритесь с этой вредной привычкой. Расставшись с ней, вы сбережете не только время, но и нервы.

Сложное дело

Есть несколько приемов, облегчающих вхождение в дела, к которым не знаешь как подступиться.

• Первый прием – разбить задачу на подзадачи. Это дробление значительно облегчает поиск первого шага, самого трудного.

• Второй прием – начать с конца. Например, если дело должно завершиться подачей проекта руководству, то можно начать с попытки написать этот проект. Сразу возникнет десяток вопросов: какая информация нужна, где ее взять, какие разделы проект должен включать, каковы логически возможные варианты решения, с кем согласовать, чьи интересы он заденет, какие возможны реакции различных служб на этот доклад и т. д. Запишите все эти вопросы, сгруппируйте их – и первоначальный план действий готов.

• Третий прием – метод десятиминуток. Вы обещаете себе два-три раза в день уделять по 10 минут этому трудному делу. Ясно, что за столь короткое время вы сможете лишь «отщипнуть кусочек» от стоящей перед вами глыбы: заказать в архиве, в отделе информации, в других службах необходимые материалы; поручить сотрудникам подготовить ответы на отдельные вопросы; решить, у кого можно проконсультироваться, кого можно привлечь в помощь, «озадачить их», поочередно поработать с каждым и т. д. (В других случаях алгоритм может быть иным, но идея, по-видимому, ясна.)

Очень часто мы ждем вдохновения. Но, как известно, «вдохновение – это на 90 % потение».

Неопределенная ситуация

Принятие решения часто откладывается из-за неполноты имеющейся информации и опасения совершить ошибку.

Действенным подспорьем здесь может стать «список тревог». Последующие обращения к этому списку показывают, что большая часть тревог оказалась напрасной. Это, с одной стороны, способствует появлению решительности, а с другой – выявляет действительные опасности.

В ситуации неопределенности наилучшие решения – принимаемые интуитивно.

О том, как подключить к делу собственную интуицию, можно прочесть в моей книге «Искусство жить: Творческий подход» (Минск: Харвест, 2004).

«Никак не могу включиться в работу»

Если начало работы представляет для вас значительную проблему, попробуйте следующее:

• убедитесь, что все готово для немедленного старта;

• если вам просто необходимо выпить чашку кофе, поставьте ее перед собой на рабочем столе и попивайте, работая;

• обещайте себе небольшую награду за выполнение каждого этапа работы;

• представьте себе счастливый момент завершения работы;

• сделайте сначала самое простое;

• начните как угодно и с чего угодно, только бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться вдохновения, часто просто берут лист бумаги и пишут на нем все, что придет в голову).

Определим приоритеты

Текущие цели

Один из приоритетов мы обсудили – это приоритет самых важных и срочных дел при выполнении работ. Помогает выделить важнейшие дела такой прием: представьте, что на следующей неделе в вашем распоряжении будут только два с половиной дня.

Правильно определить приоритеты текущего периода можно, сопоставив их с долгосрочными целями.

Лучшее противодействие проблемам управления временем – это способность принимать решения. Если вы научитесь выделять главное и ставить приоритеты, вы сможете решать самые трудные вопросы, даже неразрешимые на первый взгляд!

Долгосрочные цели

В исследовании группы выпускников Йельского университета в 1953 году их спрашивали о планах на будущее. Только у 3 % респондентов планы существовали в виде записей целей, задач и этапов их решения. Через 20 лет эти 3 % были более счастливыми и удовлетворенными жизнью, чем остальные. Доход этих 3 % превысил суммарный доход остальных 97 % сокурсников.

Определите и запишите свои долгосрочные цели

Возьмите каждую из ваших долгосрочных целей и составьте список видов деятельности, которые на протяжении года-двух смогут привести к ее достижению. Сделайте его как можно более подробным. Вот пример того, как может выглядеть ваш список.

1.3. Как бороться с помехами в работе

Кто борется, тот может проиграть. Кто не борется, тот уже проиграл.

Б. Брехт

Наше «нет» похитителям времени

Поглощают наше время, не принося особой пользы, пустые разговоры (болтовня), «черные дыры», стремление к совершенству и то, что прерывает нашу работу: незваные посетители и телефонные звонки.

Когда нас постоянно отвлекают, работать по собственному плану чрезвычайно трудно. Иные мирятся с таким положением дел как с неизбежным злом. Другие вначале пытаются бороться, потом обреченно опускают руки и молча принимают груз все новых и новых дел, которые обрушиваются на них со всех сторон. Третьи же не сдаются и продолжают вести отчаянную борьбу. Не сомневаюсь, что вы из их числа, иначе не читали бы эти строки. Поэтому вам полезно узнать, как же бороться с пожирателями вашего времени.

Болтовня

«Доброе утро», – говорим мы, переступая ежедневно порог своего офиса, и незаметно втягиваемся в непринужденный разговор о чем угодно, только не о работе. Оживленная беседа может длиться достаточно долго. Потому стоит ли удивляться, что потом не хватает времени?

Я не сторонник того, чтобы все неформальные контакты в рабочее время карались с суровостью средневековой инквизиции. Без них наша работа потеряла бы часть своей привлекательности. Но всегда важна пропорция, когда твердо и неукоснительно соблюдается принцип: делу время, потехе час. В противном случае мы рискуем превратить офис в клуб по интересам. Потери рабочего времени, затраченного на обсуждение отвлеченных тем, обычно особенно велики. Это происходит:

• по утрам, когда сотрудники, усевшись за свои рабочие места, еще долго обмениваются впечатлениями о вчерашней телевизионной передаче, о выступлении их любимой спортивной команды, о том, где были, с кем виделись и т. д.;

• во время коротких перерывов, когда кофе-пауза превращается в затяжную процедуру все с теми же разговорами о погоде, свиданиях, моде, политике и прочих далеких от работы вещах;

• накануне обеденных перерывов, когда сообща долго обсуждают, куда и с кем пойти пообедать и что делать потом;

• в конце рабочего дня, когда все уже устали и беседа на постороннюю тему – это удобный предлог свернуть все дела до завтрашнего утра.

На любой работе есть места, где вас могут втянуть в пространный разговор помимо вашей воли, и вы, сами того не желая, тратите 10–20 минут на обсуждение всякой чепухи. Одно из таких мест – приемная. Люди все время снуют туда и обратно, приостанавливаются, чтобы обменяться приветствиями, которые почти всегда превращаются в обмен новостями о том о сем. Иногда вам не до разговора – горит срочное дело, но старый знакомый, с которым вы не виделись полгода и столкнулись лоб в лоб на пороге канцелярии, хватает вас за рукав и захлебываясь начинает изливать поток всяких новостей, накопившихся за это время.

Исследованиями установлено, что именно пустые и ненужные разговоры – в числе главных похитителей рабочего времени.

Если вы перегружены работой, следует начать говорить «нет» отвлекающей болтовне.

Скажите «нет» и себе, и другим. Начните с себя.

«Черные дыры»

Еще одна опасность – так называемые «черные дыры», куда уходит масса энергии, сил и времени, утекает и безвозвратно растворяется в них, не принося видимых результатов.

Какие именно виды работы можно так назвать? Прежде всего, это работа, связанная с запуском новых проектов. Как правило, начиная любое новое дело, мы многое недооцениваем, не учитываем, а то и попросту не знаем. Результат – множество нестыковок, мы постоянно наталкиваемся на неожиданные препятствия.

К примеру, по случаю своего юбилея ваша компания задумала грандиозные торжественные мероприятия. Директор собирает всех на совещание и, в упор глядя на вас, спрашивает: «Кто возьмется за подготовку?» Если вы не выдерживаете начальственного взгляда и послушно выдавливаете из себя: «Хорошо, если надо…» – знайте, впереди вас ждут очень непростые времена. Вам придется заниматься десятками все новых и новых дел. И помощи со стороны не ждите. Ведь, как только вы сказали «да», другие с облегчением вздохнули и тотчас же забыли о мероприятии. Они вспомнят о нем лишь тогда, когда наступит день торжества.

Или вас постоянно просят вести протоколы собраний, которые не имеют никакого отношения к вашей работе. Или вам систематически предлагают остаться после работы, не беспокоясь о том, что от этого может страдать ваша личная жизнь. Во всех подобных случаях отвечайте «нет». Если дополнительные задания начальника мешают вам выполнять работу, за которую вам платят деньги, следует также отвечать отказом.

Ясно представляйте себе, чего хотите достичь в жизни и каковы ваши приоритеты. Определиться в этих вопросах вам поможет предыдущий раздел книги. То, на что вы соглашаетесь, должно так или иначе работать на ваши цели. Это не означает, что следует быть отпетыми эгоистами и абсолютно ничего не делать для других. Но если ваше согласие отнимет у вас массу времени и энергии и никак не пойдет на пользу приоритетам вашей жизни, то от соответствующих предложений следует отказываться.

Помните, что «черные дыры» есть в любой работе и в любой организации. Я привел лишь несколько примеров, но этот список можно продолжать до бесконечности. А потому вот вам мой совет, пусть в несколько грубоватой манере: если у вас есть голова на плечах, не давайте себя втягивать во всякого рода сомнительные проекты и дела, где вам на собственной шкуре придется испытать, что это такое, когда вы и швец, и жнец, и на дуде игрец, и еще многое другое.

В качестве защиты от неподъемных дел можно порекомендовать метод трансформации поручений, который я неоднократно с успехом применял. И впервые, когда был еще совсем молод.