Это те самые перерывы, в которых нуждается наш мозг, чтобы восстановить силы и придумать новые идеи. Что характерно, руководители никогда не упоминают время, когда они без конца совещаются или отвечают на электронную почту. Эти виды деятельности оставляют меньше пространства для появления новых идей.

Чтобы работать с полной отдачей, нужно «перезарядить батарейки», поэтому со стратегической точки зрения время отдыха – это продуктивное время.

Понимание стадий цикла помогает осознать ценность ви́дения и исполнения.

Цикл проходит через все пять компонентов продуктивности. В следующих главах мы коснемся каждого из них: как находить спокойные моменты, чтобы создавать новые идеи, как и где их сохранять и, самое главное, как организовать процесс, консолидирующий все это в простую и понятную систему, которая позволит вам завершить каждый цикл.

Давайте рассмотрим пример пяти компонентов продуктивности, проследив, как запускается и исполняется цикл:

● Спокойствие. Вы находите время, чтобы прогуляться с собакой после работы.

● Созидание. Вам приходит в голову идея, которую было бы здорово представить одному из ваших клиентов для предстоящей кампании.

● Сохранение. Вы делаете заметку в телефоне, а затем переносите ее в свою воронку (подробнее обсудим этот процесс в главе 3).

● Консолидация. Вечером вы составляете список дел на следующий день и намечаете на 10:00 звонок клиенту по поводу идеи, дополняющей его кампанию.

● Завершение. Вы общаетесь с клиентом и дополняете его кампанию своей идеей.

Это постоянный цикл, который ведет вас от новых идей (ви́дение) до их воплощения в жизнь (исполнение). Из книги вы узнаете о том, как реализовать обе части формулы продуктивности.

Пять компонентов продуктивности

Баланс важнее, чем занятость

Когда в нашу жизнь вошли гаджеты, они дали надежду на то, что теперь мы сможем экономить время – ведь у нас будет доступ к информации, где бы мы ни находились.

Но вместо этого у нас стало еще больше срочных и неотложных дел. Электронная почта, чаты и мессенджеры стали преследовать нас повсюду, бесцеремонно вторгаясь в жизнь. Оказалось, что, если не использовать гаджеты максимально осознанно, они будут расходовать больше времени, чем экономить.

Многие теперь чаще участвуют в совещаниях, чем раньше, а также в совещаниях по поводу этих совещаний. На вопрос о планах на день мы обычно отвечаем, что совещания идут одно за другим и график настолько плотный, что некогда пообедать и сходить в туалет. Это традиционный подход к продуктивности.

Мы явно переоцениваем такой стиль работы. Мы решили, что перегруженность – это круто. Мы путаем занятость с важностью. Услышав о занятости человека, мы начинаем считать его важным, но ведь так невозможно создать условия для стабильной работы! У некоторых руководителей высшего звена масса свободного времени, и они проводят его за мозговыми штурмами, читают новости отрасли, занимаются творчеством или просто размышляют. Они понимают, что неструктурированное время между рабочими встречами ценно для них возможностью собраться с мыслями и обработать информацию. Они знают, что простое обдумывание проблем само по себе может стать лучшим вкладом в работу.

Но почему же мы продолжаем считать занятость мерилом успеха? Почему думаем, что чем больше встреч, тем лучше?

Я уверена, что на место занятости должен прийти баланс.

Время как банковский счет

Мы все знаем, что время – один из самых ограниченных ресурсов, почему же мы часто ведем себя так, будто оно неисчерпаемо? Принимаясь за новый проект, спрашивайте себя: где вы возьмете время на него? Если у вас появляется новый подчиненный – кому или чему вы теперь будете уделять меньше времени? Если вы соглашаетесь на новую регулярную встречу – за счет чего? Придерживаясь такого стиля мышления, вы сможете расставить приоритеты и везде найти здоровый баланс. Границы – это не просто нормально, это необходимо. И нет ничего дурного в том, чтобы разборчиво тратить время – это нисколько не помешает вам наращивать социальный капитал и оставаться на хорошем счету у коллег.

Рассматривайте время как банковский счет. Если у вас попросят денег, вы же не скажете: «Конечно! Вот мой номер счета – бери сколько хочешь!» Но почему же мы готовы раздавать направо и налево свое время? Когда нас просят о встрече, мы обычно отвечаем: «Конечно! Резервируй время в календаре!» Это верный способ истощить свой банковский баланс времени. И если вы не готовы тратить больше определенной суммы денег в день, вы точно так же имеете полное право выделять определенное количество «энергетических баллов» и не превышать его. Вы сами должны решать, где взять, куда потратить и на что растранжирить свои энергетические баллы. Также вы должны понимать, что определенные вещи требуют более существенных затрат энергии, поэтому вам понадобятся стратегии сбережения или рачительного использования энергетического ресурса. Из этой книги вы узнаете, как ответить дружелюбным отказом на предложения, которые выглядят заманчиво, но истощают ваши временны́е и энергетические запасы.

Поток + сосредоточенность = время, проведенное с пользой

Вокруг тайм-менеджмента много шума – нам нужно больше времени, нам нужно дополнительное время, нам не хватает времени… И даже когда мы находим время, что-нибудь обязательно случается. Вы выделяете в календаре время с 9:00 до 11:00 вторника, чтобы поработать над важным проектом. Включаете компьютер, видите новое письмо, отвечаете – а на часах уже 9:13. Открываете документ, над которым хотите поработать, и даже успеваете уделить ему немного внимания – но приходит срочное сообщение, и вот уже 9:32. Возвращаетесь к экрану, и вдруг на глаза попадается другой незаконченный документ, совсем простенький. Вскоре наступает 10:05 – а вы краем глаза замечаете еще одно срочное письмо, которое нельзя проигнорировать. В 10:36 вы задаетесь вопросом: стоит ли начинать работу над проектом за 20 минут до следующей встречи? Выходит, время – отнюдь не главная проблема.

Почему так происходит?

Дело в том, что тайм-менеджмент важен – но это только первый шаг в сторону продуктивности. Ее ключевыми элементами являются энергетические потоки и сосредоточенность. «Выделяя время» в тот отрезок дня или недели, когда у вас мало энергии, вы уменьшаете его ценность.

Не все временны́е интервалы равнозначны. Например, мне значительно проще создать что-то новое с 10:00 до 10:30, чем с 16:00 до 16:30. В обоих временны́х интервалах по 30 минут, но они не одинаковы! Утром мои энергетические баллы более ценны, чем днем. Используя их в правильное время, вы расходуете энергию рентабельнее за счет более высоких результатов. Зная свои особенности, вы можете направлять энергию на достижение максимальных результатов, правильно планируя работу.

Сосредоточенность не менее важна. Как получается, что при наличии настроя на работу и двух часов времени нам так и не удается сосредоточиться? В книге мы поговорим о стратегиях, позволяющих нейтрализовать отвлекающие факторы еще до того, как они появятся, научить свой мозг переходить в режим потока и фокусироваться на деле, узнать свои недостатки и создать среду, где сосредоточенная работа – это норма.

Планируйте не для себя сейчас, а для себя из будущего

Психологи говорят, что у всех нас есть разрыв между нынешним и будущим «я». Результаты исследования, опубликованные в журнале Social Psychological and Personality Science, показывают^{1}: люди, которые чувствуют сходство со своим будущим «я», в большей степени удовлетворены жизнью 10 лет спустя. То же самое справедливо и для вашего «я» из гораздо более близкого будущего. Почему, примеряя одежду в магазине, мы порой думаем: «Мне не нравится, но, может, я буду носить это потом?» Разве «потом» мы не будем прежними и точно так же не захотим это носить? Когда перед отъездом в двухнедельный отпуск нас просят назначить встречу на 8:00 в день после возвращения, мы думаем: «Не вопрос!» – и вносим ее в свой календарь. Мы не пробуем представить себе, как будем чувствовать себя в 7:45 в первый день после отпуска.

Вот почему нужно планировать для себя из будущего, а не для себя сейчас. Когда мы задаем себе вопрос: «Какое мое решение сейчас предпочел бы я из будущего?» – наши графики становятся более сбалансированными, приоритеты – более четкими, а работа – более эффективной. Я призываю руководителей спросить себя: «Что бы я из будущего запланировал или не запланировал после четырехчасового блока совещаний на предстоящей неделе? На что тот я, каким я стану в конце года, предпочел бы потратить больше или меньше времени сейчас? Как использовал бы годы, когда дети были еще маленькими, будущий я, чьи дети уже выросли?» Из этой книги вы узнаете, как этот способ мышления помогает решать любые задачи – от определения приоритетов до приглашения на совещания и ведения календаря.

Вы привыкли мыслить иначе? Поверьте мне: я не написала бы эту книгу, если бы не видела, что методы, которые я разработала на основе описанных выше принципов, безотказно помогают сотрудникам и руководителям всех уровней достичь аптайма – своего рода дзена продуктивности. Прочитав эту книгу, вы сможете полностью контролировать свою работу и применять комплексный подход к достижению успеха. Вы будете точно знать, на чем, когда и где сосредоточиться, как добиться наибольшей продуктивности – и при этом наслаждаться жизнью!

Я обещаю вам, что после внедрения практик, которыми я с вами поделюсь, вы сэкономите как минимум столько же времени, сколько потратите на чтение этой книги.

Простые шаги, описанные в книге, позволят вам научиться пользоваться преимуществами цифрового мира и добиться успеха, живя счастливой и гармоничной жизнью.

Давайте найдем ваш аптайм!

Часть I
Что делать

Глава 1
Три главных приоритета

Если бы я остановила вас на улице и спросила, каковы сейчас три ваших главных приоритета, что бы вы ответили? Это первый вопрос, который я задаю всем, кого обучаю, а теперь спрашиваю вас.

Как я уже говорила во введении, первый шаг к продуктивности – четко определить то, что вы хотите или что вы должны сделать. Обычно я не говорю о целях. Цели – это что-то далекое, долгосрочное, чего удастся достичь «когда-нибудь». Я говорю о приоритетах, потому что здесь речь идет о текущих намерениях, о фокусе в настоящий момент.

Почему я спрашиваю о трех приоритетах? Исследование, проведенное в 2018 г. в Университете Огайо^{2}, подтвердило широко известное «Правило трех» (люди лучше запоминают вещи, сгруппированные по три), показав, что в процессе обучения наш мозг ищет закономерности и группирует понятия. Скорее всего, у вас больше трех обязанностей или приоритетов, но выделение «трех главных» помогает сосредоточиться. Один из самых продуктивных людей, с кем мне доводилось работать, – Роберт Кинкл, генеральный директор Warner Music Group. Он четко определил три своих приоритета и сообщает о них всем, с кем работает. Для каждого приоритета он составил список задач, который известен руководителю его аппарата, помощнику и сотрудникам организации. Его работа и его время завязаны на эти приоритеты, что позволяет ему сосредоточиться на главном и делиться своим ви́дением с командой. Определив приоритеты, он сделал рабочий процесс более отлаженным.