Глава 6. Инструменты для этапа «Открытие сессии»

Главная задача этого этапа – включение участников в тему и сонастройка друг с другом, приглашение их в обсуждение, подготовка к тому, чтобы они смогли на ближайшие часы сфокусироваться на обсуждаемой проблеме. Как правило, команда приходит на сессию загруженная проблемами с предыдущих переговоров, кто-то, возможно, по пути машину поцарапал или штраф получил, у кого-то никак не решается какой-то сложный вопрос.

Задача фасилитатора – помочь группе настроиться на тему именно этой встречи. Дать участникам возможность выдохнуть, выгрузить свои эмоции, чтобы включиться в работу и начать думать о цели встречи и о том, какие задачи нужно решить.

Чек-ин

Этот инструмент помогает фасилитатору установить человеческий контакт с участниками, оказаться на одной волне с командой, плавно подойти к теме сессии, а не с порога кидаться в работу. Как и при личном общении, начинаем со светской беседы: обсуждаем погоду, настроение, что-то вокруг темы встречи. Можно сказать, что это ни к чему не обязывающий разговор в групповом формате.

«Чек-ин» позволяет фасилитатору и команде сонастроиться при помощи обсуждения легкого вопроса, так мы приглашаем участников к серьезной дискуссии. Если сессия проходит сразу после выходных/каникул, то можно обсудить, кто как их провел. Вопрос может быть самым простым: «Ребята, как выходные прошли? Поделитесь».

А если накануне произошло какое-то резонансное событие (открытие Олимпиады или сбой компьютерной системы во всем мире), то мы обязательно коснемся этой темы, чтобы зарядиться позитивными эмоциями или, наоборот, разрядить обстановку.

Можно задать участникам короткий активирующий вопрос, связанный с темой сессии. Например, попросить каждого продолжить фразу: «Для меня сегодняшняя встреча пройдет успешно, если…»

Плюс этого инструмента в том, что мы с самого начала задействуем всех участников, ведь каждому есть что рассказать про выходные или про ожидания от сессии.

А еще «Чек-ин» делает проще заход к сложной теме. Например, если мы собрались на сессии обсуждать корпоративную культуру, определиться с ценностями компании, то начать разговор можно с таких вопросов:

«А что для вас в жизни ценно?»

«За что вы цените своих друзей?»

«А за что ценит вас ваша семья? Какую ценность вы в нее привносите?»

Так, люди, пропуская вопрос через личное мировоззрение, через личные ощущения, погружаются в тему сессии, сразу начинают думать, размышлять на том уровне и в том контексте, который нам важен для сессии.

Цель: создать комфортную обстановку для групповой работы, помочь участникам быстро включиться в работу.

Как применять:

1. Задайте участникам последовательно 1–3 коротких вопроса.

2. Попросите подумать 30 секунд и высказаться каждому по очереди.

3. Резюмируйте.

Примеры вопросов по теме встречи, сессии:

«Сформулируйте три причины, зачем вы здесь».

«Чего вы хотите достичь на сегодняшней встрече?»

«Что вам поможет быть на встрече эффективным?»

Примеры неформальных вопросов для «разогрева»:

«Что может усилить энергию и радость этого дня?»

«Что показывает сейчас барометр вашего настроения?»

«Если бы вы были супергероем, то каким?»

Результат: участники настроены на совместную работу, в некоторых случаях озвучили свои ожидания или сформулировали задачи предстоящего разговора.

Эмоциональные/метафорические карты

Этот творческий инструмент называют по-разному: нам больше импонирует определение «эмоциональные» карты, хотя чаще их называют метафорическими. Они широко используются фасилитаторами, тренерами, коучами под разные задачи. Существует много разных колод. Мы используем свою колоду «Эмоциональные карты», ее можно заказать на нашем сайте gotraining.ru.

Формат карт тоже может отличаться, но чаще всего мы видим на них разные картинки, образы, которые вызывают у людей определенные реакции. Например, могут быть изображены различные состояния природы: весеннее солнышко, страшная гроза, осенний туман… Или мы можем увидеть на них знакомые сюжеты, людей или даже сказочных персонажей.

Выберите ту колоду, которая вам просто больше всех понравится. Все они работают по одному принципу: люди эмоционально реагируют на изображения, часто им откликается какая-то картинка в зависимости от их настроения, и если наша тема связана с их состоянием, то мы в работе с картами как раз можем опираться на их чувства.

Но чаще всего мы все равно формулируем некий вопрос, о чем участники должны подумать и только потом выбрать карту, которая у них ассоциируется с ответом на вопрос. Например, мы часто используем карты в начале сессии, когда спрашиваем у участников: «Коллеги, вот вы сейчас здесь собрались, какое у вас настроение, состояние?»

Выкладываем карточки, на которых как раз изображены состояния природы, пять-шесть карт. И просим участников выбрать ту карту, которая больше всего отражает их настроение. Конечно, хорошо, если все в команде выберут карту с ясной и солнечной погодой, но карты с туманом, бурей и грозой могут стать поводом для дискуссии, которая откроет какие-то важные инсайты и нюансы.

Этот инструмент удобно использовать и при проведении мероприятий онлайн, и на мероприятиях с большим количеством участников. Мы показываем заранее подготовленные карты или картинки на слайде и просим участников проголосовать (например, через специальное приложение) за ту, что больше всего им подходит по настроению.

А можно задать такой вопрос: «Коллеги, выберите, пожалуйста, ту карту, которая больше всего отражает ваши ожидания от сессии». Кто-то выбирает карту, где изображено много людей, и рассказывает, что для него это команда, а на встрече он ожидает полезный для команды разговор. Кто-то выбирает карту с нарисованным ключом: он надеется, что на встрече участники смогут подобрать ключ к существующим проблемам.

Когда группа небольшая (до 15 человек) каждый может поделиться своим ответом. Большие же группы разделяем на маленькие, например по восемь-десять участников, каждая такая группа собирается за своим столом, и люди делятся своими ответами с одногруппниками.

«Эмоциональные карты» – отличный разогревающий, включающий внимание у всех участников инструмент.

Цель: выявить ожидания участников, их состояние с помощью набора карт-образов.

Как применять:

1. На столе разложите «Эмоциональные карты» лицевой стороной вверх.

2. Попросите участников посмотреть на карты и, отвечая на основной вопрос, выбрать соответствующую ответу карту.

Примеры вопросов:

«Что вы ожидаете от этой сессии?»

«В каком состоянии сейчас команда?»

Результат: выявлены ожидания, состояние, отношение к происходящему, сделан плавный заход на тему.

Требования: нужен стол или столы, куда выложим карты, или экран с проектором для демонстрации слайда с картами.

Материалы: колода карт или заготовленные картинки в цифровом формате.

Карты открытия сессий

Этот инструмент представляет собой заготовленные на карточках вопросы (вопросы не повторяются), которые обычно касаются людей, их мнения по разным темам, например:

«Куда бы вы потратили миллион, если бы выиграли в лотерею?»

«Что вас заряжает энергией?»

«Если бы вы могли поехать в кругосветное путешествие, то кого бы взяли с собой?»

«Какую самую ужасную ошибку вы совершили на работе?»

«Какое самое рискованное решение в своей жизни вы приняли?»

Рекомендуем использовать разработанный нами набор «Карты открытия сессий», их можно найти на gotraining.ru.

Суть задания в том, что каждый участник вытягивает карту и задает выпавший ему вопрос всем остальным участникам. После того как участники опросят друг друга, делаем короткое резюме: каждый делится тем, что интересного понял, какую тенденцию заметил. На одной из недавних сессий были такие открытия:

«Понял, что мы все ценим честность и открытость».

«Оказывается, даже если бы была возможность, никто из нас не поменял бы своей профессии».

Техника «Карты открытия сессий» позволяет присутствующим включиться в рабочий процесс, а также сонастроиться: познакомиться друг с другом или увидеть личности, а не функции в коллегах, с которыми давно работают.

Большое преимущество этого инструмента в том, что он помогает участникам расслабиться, ведь зачастую люди приходят на сессию напряженными, особенно если не до конца понимают, о чем именно будет разговор, или если это их первый опыт участия в стратегической/креативной сессии.

Поскольку участники говорят о себе, делятся чем-то личным, то и улыбки появляются на лицах, и атмосфера становится приятнее, и уровень доверия в группе повышается. Поэтому последующий серьезный разговор идет легче после такого исследования. Фасилитаторы часто используют этот инструмент в качестве энерджайзера, своеобразного разогрева.

Цель: помочь участникам быстро познакомиться, включиться в обсуждение через исследование аудитории по вопросам, написанным на картах.

Как применять:

1. Попросите участников выбрать любую карту из колоды «Карты открытия сессий».

2. Каждый из участников должен провести исследование аудитории по своему вопросу и опросить не менее 5–8 человек в течение 10 минут. Для этого дайте задание всем участникам разделиться по парам. То есть участник задает свой вопрос напарнику, а потом отвечает на его вопрос.

3. Смена пар происходит несколько раз – сколько успеют за выделенное время. Кто освободился – получил ответ на свой вопрос от партнера и ответил на его, – поднимает руку, показывая, что готов поменяться парой.

4. После того как время закончится, соберите всех участников и задайте им такие вопросы:

«Что интересного вы услышали?»

«Какие ответы вас удивили?»

Пусть выскажутся несколько человек.

Результат: участники познакомились, включились во взаимодействие, установилась атмосфера большего доверия.

Требования: от 8 человек, свободное место в аудитории или в холле рядом с аудиторией, по которому участникам будет комфортно перемещаться.

Материалы: колода «Карты открытия сессий» или собственные, заранее заготовленные вопросы на стикерах.

Скоростное знакомство

Это динамичный инструмент. Активность проходит обычно живо и весело, участники выполняют задание стоя, перемещаясь в пространстве. Отлично подходит для того, чтобы члены команды познакомились друг с другом. Ведь часто бывает, что сотрудники разных подразделений никогда не видели друг друга, хотя общаются в рабочих чатах или по почте.

Если же участники уже знакомы друг с другом, то мы можем предложить им вопросы, которые помогут увидеть уникальные особенности личности коллег, или вопросы по какой-то определенной теме, которая перекликается с основной задачей сессии.

Существует два варианта применения этого инструмента. Произвольный – когда фасилитатор не дает заранее заготовленных вопросов, а лишь просит участников пообщаться друг с другом в течение выделенного времени. В другом варианте участники задают друг другу заранее подготовленные фасилитатором вопросы, которые постепенно подводят к теме сессии. Сколько вопросов, столько должно быть и переходов в новую пару для общения.

Например:

«Представьтесь и поделитесь, с каким настроением вы сюда пришли?»

«Какой у вас опыт работы с клиентами?»

«Какая ситуация на работе вас больше всего эмоционально задела в последнее время?»

«Какую поддержку вы хотели бы получать от команды, от лидера?»

«О чем важно поговорить в нашей команде?»

Таким образом, команда обсуждает предпосылки к теме сессии, постепенно вовлекаясь в нее.