Самодисциплинированный человек следует плану и выбранной стратегии. Он отказывается от любых действий, которые мешают ему приблизиться к цели или являются пустой и бесполезной тратой личных ресурсов. У него развит навык борьбы с хронофагами – его критично важно развивать в нашу цифровую эпоху. Хронофаги – это пожиратели времени, которые отдаляют нас от цели. Когда я вижу, как люди тратят часы своей жизни на бестолковый скроллинг экрана или просмотр телевизора, мне хочется арендовать их время для себя. Просиживание в соцсетях, компьютерные игры, бестолковые совещания, общение с ненужными людьми – все это хронофаги, и их надо уметь отправлять в мусорное ведро.

Организация рабочей среды

В детстве я был очень аккуратным: раскладывал личные вещи у себя в шкафу и на столе без всякого напоминания. У меня был сильно развит навык организации окружающей среды. Видимо, это качество перешло во взрослую жизнь. Со временем я настолько привык структурировать и систематизировать всё вокруг, что делаю это уже на автомате. Будь то ворох документов на столе или сохраненная информация – я все записываю в смартфон в заметки и ставлю теги, чтобы потом можно было легко найти нужное.

Я не понимаю людей, которые записывают информацию ручкой в блокнот. Знаю, что им так удобно – выработалась привычка. Но когда я такое наблюдаю, то делаю вывод, что у них много свободного времени, так как потом найти информацию, записанную на скорую руку в нескольких ежедневниках на сотнях страниц, нелегко.

Сложную информацию я фиксирую и сразу систематизирую в виде ментальной карты (mindmap) – полезный инструмент визуализации мыслей. Кто не пользуется им, очень рекомендую. Программ множество, я использую Miro или MindX. Визуализация информации помогает мне быстрее находить и формировать правильные решения. Например, я использую майндмэп, чтобы визуализировать процессы (рис. 1).

Навык организации рабочей среды сильно развит у японцев. Куда ни зайдешь, будь то магазин, ресторан или дом, – везде порядок, всё разложено по местам.

Если на примере бизнеса, то к навыку организации рабочей среды я отношу умение шефа организовать предметы на раздаче или рабочей стойке ресторана (chefs table), чтобы не терять время на поиски инвентаря и его перемещения во время гастрономического «спектакля». Или умение сотрудника организовывать облачное хранение, чтобы потом не тратить время на поиск необходимого файла.

Приоритеты

К сожалению, нам свойственно заниматься тем, чем хочется, а не тем, чем надо. Мозг выбирает то, что ему нравится делать в моменте, но это не всегда те действия, которые приносят нам максимальную пользу. Любому руководителю важно уметь расставлять приоритеты. Навык приоритизации помогает мне эффективно анализировать информацию и планировать.

Я считаю навык приоритизации ключевым для успешного руководителя и вообще для любого человека. Объясняю почему. Напомню главный принцип эффективности: 20 % наших усилий создают 80 % результата (принцип Парето).

Выходит, успех заключается в том, насколько хорошо вы умеете приоритизировать цели и делегировать другим задачи с низкой ценностью результата.

Как понять, какие задачи с низкой ценностью, а какие – с высокой? Я всегда примеряю задачи к стратегической цели: насколько быстро или эффективно их решение приближает к ее достижению. Как я это делаю? Я выписываю все задачи и приоритизирую их по принципу «Ценность, Усилия и Критичность»:

Ценность демонстрирует, как решение этой задачи повлияет на потребительскую ценность для клиентов, для компании и для меня самого.

Усилия демонстрируют сложность и стоимость реализации задачи. Оценка усилий необходима, чтобы понимать, какой КПД (коэффициент полезного действия) будет на выходе. Если усилий придется потратить много, а достижение цели не приблизится, то такую задачу я отправляю в конец очереди.

Критичность показывает, сколько стоит задержка задачи и как это влияет на достижение стратегической цели для компании. Соотношение показателей по этим трем параметрам позволяет мне сформировать приоритизированный список. В итоге я начинаю заниматься первыми пятью пунктами из него. Остальные или откладываю, или делегирую в простом формате, в котором мне не приходится тратить личное время.

Например, мне нужно выбрать, чем заполнить окно в рабочем расписании: встречей по открытию нового ресторана или согласованием бюджета следующего года ресторана «Сахалин». Ценность от открытия ресторана выше – он создаст мне новый источник дохода. Критичность тоже высока – любые задержки по сроку открытия могут принести дополнительные большие издержки, например в виде незапланированной в инвестиционном бюджете аренды. Усилия, затраченные на проведение встречи по открытию ресторана и второй встречи – по принятию бюджета – равноценны. Однако Ценность у согласования бюджета меньше, и так как на дворе сентябрь, то никакой критичности в этом согласовании сейчас нет. Значит, я могу согласовывать бюджет в любой день осени. Так что я выбираю встречу по открытию ресторана.

Распределение задач

Следующий важный навык тайм-менеджмента – умение распределять задачи. Я для себя определил два важных аспекта: когда делать и кому делать. Во-первых, для меня существенно, что и в какое время суток делать. Я давно обнаружил, что утром до завтрака для меня эффективнее всего заниматься когнитивной работой: разбирать запросы прошлого дня, анализировать новые проекты или писать книгу. В утренние часы мой мозг работает по максимуму. После – физкультура, завтрак и затем встречи по бизнесу. Во-вторых, в распределении задач важно понимать, что необходимо делать самому, а что можно делегировать. Об этом подробно поговорим в главе о делегировании.

Здоровый аскетизм

И последний, наверное, самый важный навык само организации для меня – здоровый аскетизм: когда человек сознательно ограничивает себя, отказывается от краткосрочных удовольствий во имя достижения большой цели. Например, убрать из жизни соцсети, которые в реальности жрут кучу времени и не дают такого большого эффекта, который многие от них ожидают, – если вы, конечно, не блогер.

Аскеза управляет энергией человека и работает по простому принципу: если человек берет ее, то перенаправляет свою энергию с непродуктивной деятельности на деятельность по достижению значимой цели.

Как правило, аскезу берут на те действия, на которые не хватает силы воли. Например, «что-то не делать» – не есть после шести вечера. Или наоборот, «что-то делать» – начать бегать по утрам. Смысл аскезы в том, чтобы начинать с того, что «не делать», воздержаться от ненужных действий – например не сидеть в соцсетях, не переедать, – а уже потом «что делать». Когда я осознал, что работа мешает моей личной жизни, то взял аскезу на месяц не задерживаться на работе после семи вечера. Я стал больше времени проводить с детьми и каждый вечер перед сном играть с ними, чтобы это стало ритуалом. Так и живу последние годы. Аскеза вошла в привычку.

Саморазвитие

Дурак имеет великое преимущество перед человеком образованным: он всегда доволен собой.

Наполеон I Бонапарт, французский полководец и государственный деятель

В 2010 году я начал понимать, что спектр моей некомпетентности во многих дисциплинах предпринимательства слишком широк. Тогда я уже слышал такие слова, как MBA, но почему-то думал, что пойду учиться позже – времени-то навалом. Я прокрастинировал и совершенно не осознавал, насколько это важно, когда под твоим опытом есть скелет системных знаний.

Я пошел учиться по программе MBA только в 2016 году и пожалел, что не сделал этого раньше. Это образование так структурировало мой опыт, что у меня произошел прорыв в бизнесе и в личной жизни. Представьте, что вы идете по лабиринту и время от времени находите в нем комнаты: иногда в них попадаются сокровища, иногда – драконы, а иногда – просто тупики. Системные знания, которые я получил на MBA, были похожи на карту этого лабиринта! Мне вдруг стало понятно, что путь, которым я шел 20 лет, мог бы быть гораздо короче и экономнее.

В основе второй важной компетенции, необходимой для эффективного управления собой, лежит навык саморазвития – формирования новых знаний и умений. В цифровом мире с появлением искусственного интеллекта все настолько быстро меняется и устаревает, что навык постоянного апгрейда когнитивной библиотеки просто необходим. Если я понимаю, что появилось что-то принципиально новое и мне не хватает знаний в какой-то узкой области, то бегу закрывать пустоты – нахожу лучшие курсы, семинары или частных учителей. Я постоянно учусь.

Вокруг нас находится огромное скопление информации, которую можно использовать для личностного развития – нужно только вычленить необходимую и усвоить. К сожалению, я встречал большое количество людей, просто не желающих принимать полезную для них информацию, которой я с ними делился, – например, прочесть рекомендованные книги. Почему?

У них не был развит навык саморазвития.

Наверное, вас волнует вопрос: как развивать компетенции самоорганизации и саморазвития? Формула нарабатывания любой компетенции – знания плюс опыт. Знания формируют принципы решений, а опыт формирует умения и навыки.

Но поскольку книга все-таки посвящена управлению людьми, а не собственной эффективностью, давайте на этом остановимся и пойдем дальше.

Главное об управлении собой

1. Прежде чем стремиться управлять другими, научитесь управлять собой.

2. Живите целенаправленно! Прежде чем действовать, спросите себя: «Ради чего я это делаю?»

3. Ваша компания – это ребенок, который должен расти. Остановка в росте – это путь к деградации. Поэтому непрерывно совершенствуйте и масштабируйте свой бизнес!

4. Создавая изменения, сначала задайтесь вопросом: «А какую пользу моя идея принесет клиентам, акционерам и команде?»

5. Избегайте ловушек стереотипного мышления – ставьте под сомнение первые пришедшие на ум решения. Задумайтесь: «А как это можно сделать по-другому?»

6. Задавайтесь вопросом: «А на самом ли деле это так?» Если есть сомнения, ищите неоспоримые подтверждения фактов и доказательства гипотез.

7. Коммуницируйте так, чтобы быть понятым без уточняющих вопросов с первого раза. Пишите сообщения, создавайте таблицы и презентации таким образом, будто они сделаны для бабушки 80 лет или десятилетнего ребенка.

8. Время – самый ценный невозобновляемый ресурс. Берегите его и используйте максимально эффективно.

9. Приоритизируйте задачи. Фокусируйтесь на важном. Не распыляйте свое внимание. Где концентрация – там результат!

10. Поймав удачу за хвост, не отпускайте: постоянно совершенствуйтесь и развивайтесь.

Что еще почитать об управлении собой

1. Дуэк К. Гибкое сознание.

2. Сет А. Быть собой. Новая теория сознания.

3. Хари Й. Украденный фокус. Почему мы теряем концентрацию и как вернуть глубокое мышление.

4. Клир Дж. Атомные привычки. Как приобрести хорошие привычки и избавиться от плохих.

5. Макгонигал К. Сила воли. Как развить и укрепить.

6. Канеман Д. Думай медленно, решай быстро.

7. Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей.

8. Старки Л. Навыки критического мышления за 20 минут в день

Часть II
Управление компанией

Глава 3. Управление процессами и оргструктурой

Что такое организация

Способность видеть, понимать происходящее в организации и действовать по-новому – основная компетенция руководителя.