01 Ключевые ошибки в закупках: от провала к прогрессу

В большинстве своем ошибки – это результат некомпетентности и отсутствие организованности.

Во многих компаниях коммерческого сектора закупочная деятельность до сих пор считается административной функцией, но серьезные технологические изменения, растущая политическая нестабильность и наметившийся экономический спад резко изменили мышление глав ведущих компаний в отношении места и роли закупок в корпоративной иерархии. Коммерческие закупки стремительно превращаются в стратегическое и критически значимое бизнес-подразделение.

В данный момент закупки как функция обладают огромным потенциалом для воздействия на различные области расходов и на итоговый финансовый результат. Даже руководители компаний среднего размера начали понимать, что закупки могут наилучшим образом обеспечить желаемую ценность.

Один из способов повысить ценность своей компании – грамотно выстроенный процесс закупок. В ведущих компаниях они охватывают много направлений. Наряду со знакомой для нас функцией приобретения товаров и услуг, отдел закупок стал отвечать за стратегическое планирование и улучшение внутренних процедур, за управление движимым имуществом, производственными и коммерческими объектами.

Безусловно, перспектива пересмотра и повышения статуса закупок в компании может сильно напугать тех, кто абсолютно не осознает явных преимуществ для бизнеса. Но отказ от стереотипов в области закупок и способность не зацикливаться только на департаменте продаж или производстве, которые традиционно связывают с увеличением выручки, позволят компаниям оперативнее выявлять сбои, моделировать новые решения, эффективнее адаптироваться и быстрее добиваться успеха там, где другие организации терпят неудачу. Компании, которые смотрят в будущее с позитивным настроем и верят в потенциал закупок, смогут легче ориентироваться в постоянно меняющейся среде, а в случае необходимости умело управлять рисками и сопротивляться разрушительному внешнему воздействию.

Стоит подчеркнуть, что сегодня успешная закупочная деятельность – это объединяющая функция, находящаяся на пересечении внутренних и внешних операций. Такое уникальное положение требует от руководителей по закупкам и их команд совершенно иных навыков и компетенций. Они должны быть отличными коммуникаторами и непредвзятыми исследователями рынка, обладающими информацией о потребностях смежных отделов и финансовом состоянии своей компании, и руководствоваться накопленным опытом и общими корпоративными целями.

Несмотря на то что первоклассный отдел закупок стремится быть проактивным и адаптируемым для предотвращения сбоев в цепочках поставок, из-за сложной направленности закупочной функции любая ошибка в сроках может привести к серьезным негативным последствиям для компании.

Таким образом, во избежание проблем и рисков, влияющих на успешную деловую активность компании, предлагаю разобрать широко распространенные ошибки, с которыми сталкиваются в том или ином виде практически все службы закупок.

Ошибка № 1. Отсутствие стратегии закупок

Разумные решения о закупках начинаются с тщательно продуманной стратегии и требований, согласующихся с миссией и ценностями компании. Отсутствие закупочной стратегии у отдела закупок может привести к принятию неверных решений и появлению неожиданных проблем. Без структурного плана вы, скорее всего, упустите из виду важные процессы и операционные процедуры в закупках. Например, из-за чрезмерной концентрации на цене вы можете забыть о важности фиксации длительности закупочного процесса, что негативно скажется на производительности компании. Будучи практикующим консультантом по закупкам, я часто наблюдаю за тем, как из-за отсутствия стратегии закупок затягиваются:

● переговоры с ключевыми поставщиками;

● тендерные процедуры;

● проведение предварительного аудита поставщиков;

● финансовое утверждение оплат поставщикам за поставленный товар.

Что делать в этом случае?

Если вы хотите избежать этой ошибки, то уделите время разработке стратегии закупок. Сообщите об этом всем вовлеченным в закупки сторонам. Тем самым вы подготовите закупочную команду и внутренних заказчиков к предотвращению потенциальных проблем.

Ошибка № 2. Срочные (эмоциональные) закупки

Поспешные закупки – это большая проблема быстрорастущих компаний. Переживая бурный рост, отделы закупок действуют весьма импульсивно. Но стоит отметить, что в этом вопросе важную роль играет высший менеджмент компании, который хочет быть уверен, что все заранее законтрактовано и закуплено. Принятие генеральным директором эмоционального решения о срочном приобретении определенной группы товаров может привести к серьезным последствиям в долгосрочной перспективе. Например, могут возникнуть проблемы с денежными потоками, когда закупки выходят из-под контроля, а доходы компании не поспевают за неожиданным всплеском расходов.

Эмоциональные закупки также могут иметь место, когда отдел закупок сосредоточивается на одном аспекте решения, таком как стоимость, не уделяя внимания другим, не менее важным факторам, таким как качество, своевременная доставка и гарантийное обслуживание.

Что делать в этом случае?

Во-первых, каждый раз, когда ваш отдел закупок вынужден как можно скорее осуществить срочную закупку, сделайте небольшую паузу и оцените все доступные варианты не с оперативной точки зрения, а с позиции влияния на конечный финансовый результат для компании.

Во-вторых, не пренебрегайте превентивными мерами. Несмотря на спешку и оперативную срочность, отдел закупок не может отказаться от обязательной процедуры проверки поставщика, тем самым защищая себя от возможной недобросовестности.

В-третьих, открыто делитесь своей информацией со всеми заинтересованными сторонами. Не бойтесь спрашивать высшее руководство о том, соответствуют ли срочные закупки общим целям вашей компании и не повлияет ли это поспешное эмоциональное решение на ее конкурентоспособность.

В этой связи вспоминается следующий бизнес-кейс.

В то время я работал в западной коммерческой организации главой закупок. Наша компания переживала бурный рост, крупные клиенты забрасывали нас заказами, высшее руководство пребывало в эйфории и явно теряло бдительность. В конце концов это отразилось на бизнесе. Дело в том, что, не успевая заключать полноценные контракты и официально утверждать заказы на закупку, наша компания стала принимать от клиентов подписанные одним лицом гарантийные письма с просьбой в срочном порядке начать производство оборудования с последующей доставкой на склад, не проверяя даже полномочия подписантов. Опираясь на эти письма и импульсивное поведение внутренних заказчиков, отдел закупок размещал заказы на сотни миллионов рублей по требованию отдела продаж и руководства компании. Однако рыночная ситуация резко изменилась. В результате срочные заказы, размещенные под влиянием эмоций коммерческой службы и на основе не имевших юридической силы гарантийных писем, были доставлены к нам на склад и через некоторое время превратились в неликвиды. Наша компания потеряла порядка 50 миллионов рублей по одной простой причине – она действовала импульсивно, поскольку руководство не справилось с эмоциями при принятии решений.

Ошибка № 3. Игнорирование мошеннических операций

Внедрение информационных технологий в закупочную деятельность создало обманчивое впечатление, что отныне в компании будут неукоснительно соблюдаться корпоративные требования, этические нормы и закупочные процедуры. Избавившись от бумажных и ручных процессов, ключевые руководители компании, среди которых и главы закупок, полагают, что в коммерческих закупках мошенничество как явление искоренено и не имеет смысла уделять этому вопросу пристальное внимание. По моему глубокому убеждению, это стратегическая ошибка.

Мошенничество – наиболее распространенное и пагубное явление в закупках даже в зрелых и продвинутых компаниях. Мошеннические схемы имеют место в ситуациях, когда отсутствует контрольно-надзорная функция по всей закупочной цепочке и четкое разделение обязанностей между отделами. Для совершения мошенничества достаточно одного сотрудника. Например, работник, осведомленный о коммерческих предложениях контрагентов, бюджетных возможностях и корпоративных требованиях своей организации, может действовать на основе этой информации нечестным образом в целях личной финансовой выгоды. Мошеннические действия могут также осуществляться группой лиц. Одни сотрудники совместно с поставщиками договариваются о завышении цен на приобретаемые товары. Другие менеджеры строго следят за тем, чтобы выставленные счет-фактуры за поставленную продукцию были своевременно оплачены.

Какую бы форму ни принимало мошенничество, отдел закупок должен в обязательном порядке остановить подобные противоправные действия и тем самым предотвратить негативное воздействие на прибыль компании.

По моим наблюдениям, мошеннические операции могут стоить компаниям до одной десятой части от общей выручки.

Что делать в этом случае?

Во-первых, организуйте централизованную модель закупок с единым центром принятия решений. Консолидация всей закупочной деятельности и четкое распределение обязанностей и ответственности внутри отдела закупок существенно затруднят использование всевозможных лазеек ради личной выгоды.

Во-вторых, обучайте своих сотрудников выявлять конфликт интересов и мотивируйте их сообщать о подозрительных операциях. Иными словами, поощряйте открытость и обратную связь, оперативно реагируйте на любые признаки противоправных действий.

В-третьих, регулярно проводите комплекс необходимых мероприятий, направленных на предупреждение мошенничества и устранение факторов риска. Например, это может быть ежегодная ротация специалистов по закупкам как внутри отдела закупок, так и во всей компании.

В некоторых компаниях в рамках профилактики борьбы с коррупцией и мошенничеством нанимают сотрудников с привлекательным компенсационным пакетом. Считается, что низкий уровень материального вознаграждения – одна из причин, почему сотрудники компаний совершают противоправные действия.

Ошибка № 4. Несоблюдение закупочных процедур

Чем больше занимаюсь вопросами управления закупками, тем чаще сталкиваюсь с фактом несоблюдения закупочных процедур в компаниях даже с высокой корпоративной культурой. К сожалению, стремительный рост бизнеса в некоторых организациях стал причиной того, что заинтересованные стороны – коммерческие службы и отделы по работе с ключевыми клиентами – начали злоупотреблять своим положением. Сотрудники таких отделов игнорируют отделы закупок и самостоятельно приобретают товары и услуги, оправдывая свои действия срочностью увеличения выручки. При этом высшее руководство может закрыть глаза на допущенные нарушения. Это большая ошибка. Те, кто пренебрегает закупочными процедурами, представляют собой серьезную проблему, имеющую негативные финансовые последствия. Действительно, компании, которым не удается внедрить эффективные закупочные процедуры, упускают возможности для экономии денежных средств. Размытая закупочная деятельность не дает компании и непосредственному исполнителю – отделу закупок – воспользоваться консолидацией объемов для получения дополнительных скидок и привлекательных условий оплаты. Кроме того, перетягивание каната ведет к напряженности между закупщиками и сотрудниками других бизнес-подразделений. Нездоровая внутренняя обстановка может отрицательно сказаться в долгосрочной перспективе и на уровне отношений с внешними заказчиками и конечными выгодоприобретателями.

Что делать в этом случае?

Как начать соблюдать закупочные процедуры и предотвратить нецелевое использование ресурсов компании?