Это, однако, делается не так легко, и вам, товарищи, нечего отчаиваться, если это вам не так быстро удастся, и главное, не жалейте, что даром израсходовали время на регистрацию расхода времени, составление плана и т. д. Все эти труды в будущем, несомненно, оправдаются: регистрация – первый шаг, составление плана – второй шаг, а борьба за полное и точное выполнение этого плана – третий и последний шаг на пути действительной рационализации расходования своего и чужого времени.

IV. Записи заданий

Для правильной организации умственного труда большое значение имеет также своевременная запись всего того, что тебе надо сделать за сегодняшний день, за текущую неделю, за наступающий месяц, за предстоящий год, и последующий контроль за тем, сделано ли предначертанное, а если не сделано, то почему.

В литературе по научной организации труда существует целый ряд специально отпечатанных тетрадей и карточек для ведения указанных записей; но, во-первых, все эти пособия рассчитаны на определенный тип работников умственного труда – на крупных администраторов, ответственных организаторов – а во‐вторых, они и по существу слишком громоздки.

Для нас, учащихся, пропагандистов и т. д., нужны, особенно для начала работы, более примитивные пособия. На первое время можно все виды записей вести в одной общей тетради. Для этого общая тетрадь в 1–2 писчих листа подразделяется на 4 части: «Постоянное расписание занятий», «Недельное расписание занятий», «Что мне надо сделать сегодня», «Что я предполагаю сделать в ближайшее время».

Следует только помнить, что расписание – это не план, это только практическая запись текущих работ.

Образец «Постоянного расписания занятий»

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТАВЛЕНИИ «ПОСТОЯННОГО РАСПИСАНИЯ ЗАНЯТИЙ»

I. Постоянное расписание в первую очередь нужно учащимся, а затем ответственным работникам, у которых в течение, положим, целого полугодия в одни и те же дни и часы бывают определенные заседания. Составить «постоянное расписание» очень нетрудно: учащиеся, например, просто списывают его с расписания учебной части.

II. «Постоянное расписание» – это своего рода карта местности, план города, которые дают общее представление, общую ориентировку. Деталей тут нет.

III. «Постоянное расписание занятий» – это первичный справочник по распределению часов рабочего дня, основной «напоминатель».

IV. Из «Постоянного расписания» мы черпаем основные материалы для составления «Недельного расписания».

V. В «Постоянном расписании» отмечаются только занятые часы; здесь не видно, чем заполнены промежутки между занятыми часами.

VI. «Постоянное расписание» составляется вперед на полгода или даже сразу на целый год. Лучше всего составлять это расписание не в самом начале учебного или «рабочего» года, а спустя 2–3 недели, когда чувствуется более устойчивый распорядок работ.

VII. Если в «Постоянное расписание» вносится ряд изменений – переставляются часы, меняются предметы занятий, – лучше всего все расписание переписать на следующую по порядку чистую страницу; для этого в указанной выше общей тетради и отводится 10–15 страниц под «Постоянное расписание занятий».

VIII. Рядом с указанием часов и названием занятий рекомендуется кратко пометить № аудитории, где будут происходить занятия, и фамилию лектора или адрес учреждения или организации, и фамилию постоянного председателя данного заседания и т. д.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТОЯНИИ «НЕДЕЛЬНОГО РАСПИСАНИЯ»

I. Составление «Недельного расписания» имеет своей целью дать точное представление о сумме работ, которые предстоит проделать за 6 дней, и своевременно напоминать, какой вид работы, в какой день и час предстоит выполнить.

II. «Недельное расписание» составляется накануне каждой недели, но место для «Недельного расписания» разграфляется вперед на несколько недель, так как часто получаешь задания задолго до момента их выполнения.

III. В «Недельное расписание» вносятся работы более или менее длительного характера – работа в кружке, личные доклады, присутствие на заседаниях, часы консультантской работы, время на подбор материалов или на подготовку к докладу и т. д., очередные же задания, как – приобрести такую-то книгу, прочесть такую-то статью в газете, посетить такого-то работника, навести справку о такой-то работе, проверить правильность такого-то факта и т. д., – вносятся в листок под общим названием – «Что мне надо сделать сегодня».

IV. В «Недельное расписание» раньше всего вносятся выборки из «Постоянного расписания», затем работы, почему-либо не выполненные в прошлую неделю, но подлежащие непременному выполнению, наконец, очередные задания на неделю.

Образец «Недельного расписания»

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТАВЛЕНИИ ЗАПИСИ: «ЧТО МНЕ НАДО СДЕЛАТЬ СЕГОДНЯ»

Запись под общим названием «Что мне надо сделать сегодня» составляется очень просто. Страницы записной тетради подразделяются на 2 части – одну большую, на которой мы помещаем краткое содержание задания, и другую – меньшую, на которой мы отмечаем, выполнено ли задание, а если нет, то почему.

В эту запись вносятся, как мы уже указали выше, небольшие разрозненные задания, которые не подходят для расписания недельных заданий.

Запись «Что мне надо сделать сегодня» составляется накануне рабочего дня, но место для этой записи подготовляется за несколько дней вперед, так как часто приходится в понедельник записать то, что надо сделать в пятницу.

Очень часто приходится пополнять эту запись в течение того рабочего дня, на который она составлена, так как в процессе работы может появиться целый ряд новых заданий на сегодняшний день.

Запись «Что мне надо сделать сегодня» следует просматривать возможно чаще и у себя за рабочим столом, и приходя в то или иное учреждение, а иногда даже в вагоне трамвая и на улице – это спасает нас от «лишних кругов» и дает возможность, будучи в одном месте, выполнить все задания, связанные с этим местом.

Невыполненные задания следует переносить изо дня в день, пока они не будут выполнены.

Отметки о невыполнении того или иного задания также очень просты: плюс обозначает, что задание выполнено, минус – что задание не выполнено. Иногда рядом с минусом приходится отмечать причину невыполнения задания, а для устранения этой причины занести в запись одно или несколько новых заданий.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТАВЛЕНИИ ЗАПИСИ: «ЧТО Я ПРЕДПОЛАГАЮ СДЕЛАТЬ В БЛИЖАЙШЕЕ ВРЕМЯ»

Запись «Что я предполагаю сделать в ближайшее время» имеет громадное значение. Мы знаем, что «своевременно не записанная мысль – потерянный клад», а последняя запись значительно уменьшает количество своевременно незаписанных мыслей.

Эта запись составляется так же, как запись «Что мне надо сделать сегодня», с прибавлением только одной графы: «Какую работу надо предварительно выполнить для проведения в жизнь основного задания».

Запись «Что я предполагаю сделать в ближайшее время» заполняется обыкновенно не в определенные дни и часы, а в процессе работы. Слушаешь, например, доклад, и у тебя возникает мысль о необходимости познакомиться с таким-то вопросом, и ты эту мысль тут же записываешь; или работаешь над статьей, и тебе приходит мысль написать какую-то другую статью, ты и это помечаешь и т. д.

В запись «Что я предполагаю сделать в ближайшее время» надо также почаще заглядывать, чтобы своевременно перенести то или иное задание в «Недельное расписание». Конечно, ни о каком обязательстве пользоваться всеми этими записями не может быть и речи. Каждый из нас пользуется теми видами наших записей заданий, которые его больше всего устраивают.

V. Организация рабочего места

Теперь остановимся вкратце на вопросе о правильной организации рабочего места. Рабочим местом для занимающегося умственным трудом чаще всего служат стол и стул.

Начнем со стола и его поверхности.

Поверхность стола должна быть так организована, чтобы не рассеивать, не утомлять, а главное – не отнимать ни одной лишней минуты.

Мы знаем, что рассеянность чаще всего вызывается беспорядком, а беспорядок на письменном столе рождается раньше всего от обилия находящихся на нем предметов. Отсюда мы делаем следующий вывод: на вашем столе не должно лежать ни одного лишнего ненужного для работы в данный момент предмета, а общее число предметов, находящихся на столе, должно быть доведено до минимума.

Лучше, чтобы словарь, к которому ты часто обращаешься, лежал на этажерке справа, а чистая бумага в ящике стола слева, но сам стол был бы освобожден от того и другого. Это создает известный простор, а мы знаем, чем просторнее на столе, тем лучше работается, чем теснее, тем скорее утомляешься и, следовательно, тем хуже работаешь.

Но часто случается, что на столе уже не так много предметов, и все-таки для того, чтобы достать тот или другой предмет, приходится затратить несколько лишних минут времени.

Это происходит оттого, что у нас нет строго выработанного плана расположения предметов на столе и не учтено то количество лишних движений, которые мы тратим при неправильном расположении предметов. Каждый предмет должен занимать на столе раз навсегда предназначенное ему место. Это достигается тем, что работающий за столом распределяет его на части и в первое время заставляет себя класть определенный предмет на определенную часть стола. Спустя несколько дней у работающего за столом вырабатывается известный автоматизм, и он уже, не задумываясь и не глядя на стол, достает предмет с определенного места и так же безошибочно возвращает его туда.

Длительные наблюдения и специально поставленные опыты показали, что внимание работающего за столом больше всего направлено на левую часть стола, поэтому полезно на левую половину стола класть все те материалы, которые подлежат использованию, а правую часть стола оставить для размещения уже использованных материалов, уже выполненных заданий.

Таким образом, предметы, находящиеся на письменном столе, будут расположены примерно следующим образом: посредине стола помещается чернильный прибор, на самом приборе помещаются карманные часы, а по бокам – календарь и небольшие счеты. Счеты нужны не только бухгалтерам и конторщикам, но каждому, занимающемуся умственным трудом, ибо в природе почти нет такого вида умственного труда, где не требовалось бы производить те или иные вычисления. Повторяем, это только примерно, у большинства наших студентов нет, например, письменного стола.

На левой половине стола помещается ящик с конвертами, в которых хранятся карточки с выписками, папка с материалами, подлежащими проработке в ближайшее время, и отрывной блокнот или, что еще лучше, стопка бумажек одинакового формата, необходимых для заметок. С левой же стороны помещается лампа (для глаз полезно, чтобы свет падал слева).

На правой стороне стола помещается папка для выполненных работ, тетрадь для записей, о которых мы говорили выше, большой конверт для карточек, на которых вы излагаете интересные мысли, пришедшие вам в голову во время работы, но не могущие пока быть использованными.

Покончив с поверхностью письменного стола, перейдем к указаниям о том, каким должен быть стол (по высоте, по соотношению частей), чтобы облегчать, а не затруднять ваше занятие умственным трудом.

Из личного опыта вы, вероятно, знаете, что, когда вы работаете за низким столом, вам приходится наклоняться корпусом вперед, опираться на локти и, в общем, все время занимать согнутое положение, а такое положение тела, как известно, ведет к сдавливанию грудной клетки и к легочным заболеваниям, а часто и к искривлению позвоночника.

Поэтому, выбирая стол для работы, надо обратить серьезное внимание на его высоту, помня, что высота вашего письменного стола должна соответствовать высоте ваших локтей, а высота стула у письменного стола должна соответствовать высоте коленного сустава над полом.

Если высота стула не соответствует высоте вашего коленного сустава, если стул низок, вам приходится поджимать ноги под себя, а это затрудняет правильную циркуляцию крови в ногах, если же стул слишком высок, ваши ноги висят в воздухе, тщетно ищут точку опоры, и мускулатура спины сильно напрягается, чтобы поддержать тело в вертикальном положении.