Презентации и выступления: кратко, ясно, просто (страница 2)
Четыре ситуации, когда пригодится книга
В русском языке у термина «презентация» непростая судьба. Только представьте: в кабинете проходит презентация, на которой человек показывает презентацию. Вот почему многие коллеги по цеху сразу прибегают к синонимам: «не презентация, а выступление» или «не презентация, а слайды». Так и в вашей работе: как ни парадоксально, вам приходится иметь дело с презентациями и с презентациями. Сегодня вы готовитесь к докладу на форуме, а завтра будете делать слайды, которые ваш руководитель вставит в квартальный отчет для совета директоров. А иногда наоборот – бывает, хотя и редко, что слайды вовсе не нужны… Как пользоваться книгой в том или ином случае?
Ситуация 1. Доклад или «живая» презентация на публике
Помните лонг-лист разных видов презентаций и выступлений из самого начала? Неважно, предстоит ли вам научная конференция или лекция, презентация клиенту или руководству, питч инвестору или защита проекта на конкурсе. Как правило, всё это и есть то самое «выступление-со-слайдами» (презентация с показом презентации).
Итак, для проработки первого сценария вам понадобятся:
Часть I – для создания плана выступления.
Часть II – для раскадровки презентации.
Часть III – для настройки на выступление перед аудиторией.
В данном случае книга станет вашим путеводителем по подготовке к ответственному мероприятию.
Ситуация 2. Устное выступление без слайдов
Возможно, вы открываете секцию на конференции. Или как руководитель вы произносите стратегическую, визионерскую речь, где нет графиков и выносить тезисы на слайды тоже не нужно. Быть может, у вас просто мастер-класс на 30 минут у доски перед командой в рамках ежемесячного блиц-обучения.
Для второго сценария пригодятся:
Часть I – для создания плана выступления.
Часть III – для настройки на выступление.
Ситуация 3. Презентация для пересылки по почте
Вы готовите презентацию о компании для клиента, а может быть, отчет о проекте для руководства, но выступать на очной встрече не будете. В этом случае ваш продукт – это лишь файл со слайдами.
Сделать презентацию для третьего сценария помогут:
Часть I – для создания плана выступления.
Часть II – для раскадровки презентации.
Подробнее о методике создания раскадровки читайте в соответствующей части книги.
Отдельно замечу, что эта книга поможет вам развить макетное мышление – умение «видеть» эскизы нужных слайдов и создавать лучшие визуальные материалы.
Я подготовил для вас набор готовых вымышленных слайдов – это примеры макетов, уже «одетые» в дизайн. Они нужны для развития насмотренности и вдохновения. Как говорится, кради как художник, поэтому, если какой-то дизайн слайда вам вдруг понравится, просто копируйте его оформление и размещайте свои данные, тексты и логотипы.
Ситуация 4. Вы всё умеете делать сами, но хотите держать себя в тонусе
Скорее всего, вы уже умеете создавать сценарий, понимаете, что макеты слайдов делятся на разные группы, но иногда вам хочется освежить в памяти какие-то приемы и лайфхаки по работе с публикой.
Тогда заглядывайте в часть III книги, она послужит своеобразной шпаргалкой. Именно там вы найдете подсказки по вовлечению аудитории, работе на камеру и многое другое.
Часть I
Сценарий
Алгоритм подготовки презентации
В начале этого раздела должны были быть мотивирующие фразы о важности тщательной подготовки, но, кажется, вы и сами всё понимаете, поэтому сразу перейдем к описанию шагов подготовки презентации.
Многие, понимая, что им предстоит презентация (выступление), тут же открывают ноутбук и начинают оформлять слайды. И это фатальная ошибка. Дело в том, что сперва нужно проработать даже не структуру и идеи, а начать с таких вводных, которые оказывают критическое влияние на сам излагаемый материал и логику. Речь о стратегических вводных.
Стадия 0. Определение стратегических вводных
На нулевой стадии я рекомендую продумать три основополагающих вопроса, без ответов на которые невозможно эффективно подготовиться к выступлению.
Какова цель презентации?
Итак, на что вы хотите повлиять? Чего хотите добиться своим отчетом или выступлением на митапе или бизнес-завтраке? Что в идеале должно произойти после вашей презентации? В самом начале необходимо обозначить правильную цель презентации.
Что же такое «правильная цель»? Это изменение, которое должно произойти со зрителями по окончании вашего выступления. Оно может заключаться в конкретном действии, принятии решения, отказе от привычных моделей поведения или взглядов. Цель презентации – действие, которое должна совершить аудитория. Спросите себя: «Что было бы идеальным исходом моей презентации?»
Каков состав аудитории?
Главный «ингредиент», без которого немыслима презентация, – аудитория. Только точно зная, кто будет в составе зрителей, мы можем предугадать вероятные вопросы, настроить свои сообщения и подобрать аргументы, снизить стресс от неопределенности. Постарайтесь собрать как можно больше информации об участниках: их предполагаемом количестве, должностях и возрасте. Подумайте, каковы их ожидания от вашей презентации. Каков уровень их осведомленности о теме вашего выступления – профи они или новички? Обязательно узнайте об их интересах и проблемах. Концентрируйтесь на том, что их волнует, что они получат в ходе презентации и какую выгоду извлекут из вашего предложения. Поверьте, существует масса способов получить эту информацию, к тому же сейчас у нас в помощниках появился ИИ.
Каковы технические формальности?
Этот вопрос особенно важен, если вам предстоит выступать на незнакомой территории. Однако даже выступая у себя в офисе, лучше перепроверьте и уточните некоторые пункты. Я составил перечень вопросов к организаторам мероприятий – вы можете взять весь список или выбрать отдельные пункты и адресовать их ивентерам или принимающей стороне. Итак, вопросы:
• Сколько будет зрителей?
• Какая рассадка?
• Есть ли фото зала (по возможности)?
• Какая освещенность в зале: светло или приглушенный свет?
• Будет ли ноутбук в шаговой доступности от спикера?
• В каком формате нужны слайды:.ppt или только. pdf?
• Какая будет проекция: видеостена, проектор (по воздуху) или TV?
• Какой будет размер экрана?
• Какой микрофон: ручной, хэдсет или петличка?
• Ведется ли съемка или трансляция?
• Если съемка ведется, то сколько камер?
• Есть ли голосовая или видеосвязь с онлайн-зрителями?
• Будет ли ведущий или модератор?
• Может ли он регулировать поступающие вопросы от зрителей?
Стадия 1. Работа над сценарием
Пожалуй, это самый ответственный этап, на котором мы создаем общую канву презентации. Конкретные действия по структурированию материала вы найдете в следующем разделе. Здесь я лишь объясню, почему важно раздельно продумывать сценарий и оформление слайдов.
Дело в том, что при создании слайдов люди обычно фокусируются на оформлении и компоновке визуального материала (а в некоторых случаях – увы! – даже на «украшательстве»), а не на ясности подаваемой информации. Создание же сценария (плана, структуры – это всё синонимичные понятия) предполагает фокус на логике в изложении идей, на сборе и отсеве материала, на подборе аргументов. Другими словами, на том, что мы будем сообщать