HR #digital #бренд #аналитика #маркетинг - Нина Осовицкая

6. Обеспечить понимание сотрудниками своего места в достижении стратегических целей компании, повышение вовлеченности, мотивации и личной заинтересованности в достижении бизнес-целей.

7. Получение ценных данных для HR-аналитики с целью развития сотрудников и управления талантами: оценка загруженности и эффективности работы, выделение зон для развития профессиональных навыков и компетенций, профилактика эмоционального выгорания.

Проект был направлен на всех сотрудников: более 1900 человек.

Цель проекта: разработка единой системы проектного управления, способствующей созданию и распространению инноваций, ускоряющей процесс принятия решений, обеспечивающей эффективность кросс-функционального взаимодействия и, как следствие, сокращение времени работы над проектами и рост производительности; создание системы проектного управления, которая поможет каскадировать стратегические цели компании в задачи и проекты конкретных сотрудников и подразделений.

Реализация

BIOCAD – это биотехнологическая компания, которая имеет свою специфику. Разработка лекарственных средств, ведение научных и исследовательских проектов требуют подстройки системы под структуру и логику бизнеса. На рынке на момент реализации проекта не было найдено подходящей системы, которая в равной степени могла быть использована в работе научно-исследовательскими подразделениями, департаментами производства, продаж, маркетинга, HR и ИТ. Компании удалось разработать собственную систему, которая в равной степени удобна в использовании для сотрудников всех подразделений и позволяет им работать над совместными проектами максимально эффективно.

Для эффективного управления проектами был создан уникальный программный продукт – repka. biocad. ru. Это онлайн-платформа, разработанная как единый сервис для работы с задачами проектного планирования, управления ресурсами и улучшения взаимодействия между подразделениями. Интерфейс системы очень прост и интуитивно понятен даже новичкам. Каждое подразделение или кросс-функциональная команда, работающая над проектом, имеет собственную доску задач, на которой отображаются все сотрудники. Каждая задача расположена в колонке в соответствии с ее статусом («Очередь» – > «К исполнению» – > «В работе» – > «Готово»). Сотрудники могут назначать задачи коллегам или целым подразделениям прямо в системе.

Количество команд в REPKA на сегодняшний день значительно превышает количество подразделений. Это говорит о том, что компания переходит от иерархической организационной структуры к комбинированной.

Таким образом, система REPKA интегрирует необходимые функции и позволяет:

? наглядно структурировать сложные процессы;

увидеть задачу в разрезе ее выполнения кросс-функциональными подразделениями, что важно для объективной оценки деятельности коллег;

? проанализировать нагрузку сотрудников и планировать деятельность с опорой на текущие результаты, оценить риски;

? упростить и стандартизировать рабочий процесс;

? в рамках единой системы планирования управлять как отдельным продуктовым проектом, так и всем портфелем проектов в целом.

Основные этапы проекта

Этап I: подготовка проекта.

? Проведение сравнительного анализа существующих на рынке систем проектного управления (Redmine, «Мегаплан», Planner, MsProject, Taiga, Jira).

? Консультации международных экспертов, встречи с сертифицированным KANBAN-тренером Алексеем Жегловым.

? Анализ бизнес-процессов в компании, проведение интервью с руководителями о специфике работы подразделений.

Этап II: проектирование архитектуры системы.

? Написание UseCases, создание прототипа.

? Подготовка технического задания.

? Поиск команды-исполнителя для разработки отдельных модулей системы.

Этап III: реализация.

? Проектирование интерфейса системы.

? Прописывание всех бизнес-процессов для гибкой настройки системы под процессы каждого подразделения.

? Загрузка данных в систему.

? Интеграция с корпоративными сервисами компании.

? Разработка программы очного тренинга, настольной игры и дистанционного курса. Очный тренинг длится 8 часов и состоит из настольной бизнес-симуляции управления биотехнологической компанией, теории KANBAN, группового упражнения, теста и консультации по использованию системы в работе.

Этап IV: внедрение.

? Обучение сотрудников компании правилам пользования системой:

? однодневный 8-часовой тренинг «KANBAN. Переход к вытягивающим системам». Тренинг начинается с элемента геймификации – настольный игры KANBAN; команда победителей

? в рамках тренинга получала 1000 баллов, которые можно было обменять на деньги и призы;

? дистанционный курс «Философия KANBAN» на сайте корпоративного университета CUB;

? обучающий блог о нововведениях системы на корпоративном портале.

? Разработка и принятие политики по контролю выполнения задач в электронной системе REPKA.

? Внутреннее продвижение в компании: статьи в корпоративном журнале, проведение интервью с создателями системы, запуск блога, подготовка рассылок, подготовка роликов о преимуществах системы на корпоративном ТВ.

? Разработка принципов нематериальной мотивации сотрудников: конкурс на самого активного пользователя системы [8 - Оценка активности по количеству поставленных и выполненных задач. ]; победителям начислялось 100 «пряников» в разделе «Геймификация» на портале «Пряничная лавка». [9 - «Пряники» – корпоративная валюта, на которую сотрудники могут купить книги по саморазвитию, сувенирную продукцию, сертификаты на разные активности. ]

Результаты

Как правило, системы, базирующиеся на философии KANBAN, активно используются ИТ-компаниями. BIOCAD удалость разработать систему, которая удовлетворяет запросы абсолютно всех подразделений, в том числе ученых и исследователей из R& D-департамента.

Поставленная задача № 1: создать единую систему управления проектами.

Достигнутые результаты

? Перевод всех проектов в REPKA: сегодня [10 - Здесь и далее по проекту: данные на октябрь 2018 года. ] в системе 308 562 задачи (на ноябрь 2017 года – 39 139 задач).

? Все проекты и задачи, над которыми работают сотрудники, переведены в систему управления проектами REPKA.

Поставленная задача № 2: развить комбинированную систему управления персоналом и инновационной среды.

Достигнутые результаты

? Выявление 253 неформальных лидеров и менторов.

Система помогает идентифицировать новых лидеров, задействованных во многих кросс-функциональных проектах. Официально количество руководителей в компании – 220 человек. В системе на данный момент выделено 473 лидера. Соответственно, 253 человека – сотрудники, являющиеся ключевыми звеньями стратегических проектов.

? Улучшение кросс-функционального взаимодействия.

В системе отсутствует категория «подразделение», есть только команды, которые работают над общими проектами. На данный момент система насчитывает 130 168 кросс-функциональных взаимодействий. Эти задачи не поднимаются на уровень высшего руководства, а решаются в рамках работы кросс-функциональных групп.

Поставленная задача № 3: обеспечить прозрачность бизнес-процессов.

Достигнутый результат: выгрузка аналитики происходит в режиме реального времени. Метрики, связанные со временем выполнения задач, используемым оборудованием, трудозатратами, задействованными подразделениями/сотрудниками, можно выгрузить из системы в режиме реального времени. Данная опция доступна всем сотрудникам компании.

Поставленная задача № 4: наладить взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, сократить срок выполнения проектов.

Достигнутые результаты

? В среднем по компании сроки выполнения проектов снизились в 5 раз. [11 - Сравнивали данные при старте запуска REPKA, когда все сотрудники перенесли текущие результаты работы, с данными на октябрь 2018 года. ]