Курс: Как начинающему руководителю выдержать первые 30 дней шторма (страница 4)
Выше я упоминал, что руководителю необходимо делегировать типовые задачи, чтобы направить фокус своего внимания на решение самых сложных. Как раз для этого случая и необходим регламент. Если руководитель пропишет подробную инструкцию, как выполнять рутинные процессы, и передаст ее сотрудникам, то сможет легко распределить между ними рабочую нагрузку.
Это не отменяет контроль со стороны руководителя на стадии обучения новой задаче, но существенно сокращает время на процесс самого делегирования. При наличии инструкции к процессу, к которой можно обратиться, минуя личное участие руководителя, сотрудник гораздо быстрее приобретает самостоятельность. После того как навык выполнения задачи становится автоматизированным, процесс передачи можно считать завершенным.
Также необходимость написания регламента возникает в том случае, когда отдел масштабируется. Одно дело – объяснить задачу 10 людям, и другое – 50. При наличии регламента можно ничего не объяснять индивидуально, а просто вручить сотрудникам готовые инструкции. В этом случае предстоит работать уже не с чистого листа, а с конкретными вопросами и затруднениями.
В целом, если отдел и так нормально функционирует, пускай и с «шероховатостями», то с созданием регламента можно повременить и переключиться на более актуальные дела. Но если в коллективе хаос и бо́льшую часть времени руководитель тратит на коммуникацию и прямые контакты с сотрудниками, регламент необходим.
В нашей компании была такая история: когда-то существовал маленький отдел воинского учета, состоящий буквально из двух человек. Это была комплементарная, дорогая, но вместе с тем мало востребованная услуга, и никаких регламентов для работы двух специалистов попросту не требовалось. Но в связи с известными событиями отдел резко разросся до 20 человек, и в кратчайшие сроки нужно было составить подробный регламент, чтобы услуга оказывалась быстро, качественно и в больших объемах.
Руководитель этого отдела, которая ранее была противницей регламентов, в изменившихся условиях стала их ярой сторонницей, поскольку из-за резкого наплыва клиентов и новых сотрудников отдел испытал на себе последствия коллапса системы. Поэтому желательно на всякий случай иметь хотя бы памятку по основным процессам, которую при необходимости можно будет уточнить и расширить, – рост отделов иногда происходит абсолютно непредвиденно.
В целом, если отдел и так нормально функционирует, пускай и с «шероховатостями», то с созданием регламента можно повременить и переключиться на более актуальные дела. Но если в коллективе хаос и бо́льшую часть времени руководитель тратит на коммуникацию и прямые контакты с сотрудниками, регламент необходим.
Какие формы регламентов существуют?
И видов, и форм регламентов великое множество. Самые распространенные – текстовые инструкции и памятки, дополненные схемами и картинками. Важно, чтобы визуальная часть регламента не загромождала его, а делала понимание процессов проще и объяснение нагляднее.