Для профессиональных закупщиков негибкая стратегия означает, что они не смогут вовремя отвечать на запросы поставщиков или не будут иметь возможности оперативно переключиться на нового поставщика, предлагающего более выгодные коммерческие условия. Из-за излишней жесткости упускается из виду общая картина, искусственно ограничивается рыночный потенциал поставщиков и принимаются неверные решения.

Что делать в этом случае?

Я рекомендую развивать корпоративную культуру, основанную на гибкости, переменах и дальновидности. Глобальное распространение опасных вирусов и геополитическая напряженность научили бизнес-сообщество тому, что риски в закупках могут возникать мгновенно. Ведущие компании быстро адаптировались к меняющимся условиям благодаря отказу от существующих жестких норм, тормозящих поставку продукции. На сегодняшний день многие отделы крупных российских закупок отменили устаревшее требование, предусматривающее запрет на сотрудничество с поставщиками, предпринимательская деятельность которых меньше трех лет. Например, будучи главой закупок, я никогда не руководствовался таким бесперспективным правилом, поскольку выступал за профессионализм и деловую хватку поставщика, а не его возраст. Но, культивируя гибкость, я одновременно использовал аналитические выкладки в интересах компании, делился своими выводами и соображениями как со своей командой, так и с высшим менеджментом и обрисовывал различные сценарии развития событий. Подобный активный подход давал мне возможность в короткие сроки, при согласовании с топ-менеджментом, принимать важные решения по всей цепочке поставок и не подвергать риску производственный процесс, от которого зависела конкурентоспособность нашей компании.

Ошибка № 9. Отсутствие системы управления талантами

В последнее время обострилась конкуренция за привлечение и удержание первоклассных специалистов по закупках. Неудивительно, ведь современные коммерческие закупки отвечают не только за поставку продукции, они управляют сложными инфраструктурными проектами, принимают участие в слияниях и поглощениях в своих компаниях. По этой причине профессиональные закупщики пользуются большим спросом, на них объявлена настоящая «охота» с позитивной точки зрения. Но происходящие изменения – это «дорога с двусторонним движением». С одной стороны, сотрудники сами стали задумываться над тем, что для них важно в работе и какие аспекты можно изменить и улучшить. С другой стороны, сами компании в лице ключевых руководителей должны поставить себе вопрос о том, как удерживать лучших сотрудников и привлекать новые таланты. Руководители должны анализировать, почему текущий персонал сделал выбор в пользу их компании. Это может быть репутация, корпоративная культура, определенная самостоятельность в принятии решений, возможность карьерного роста и, конечно, привлекательный компенсационный пакет.

Таким образом, наблюдается обоюдное стремление к трансформации трудового процесса, в котором не только люди меняют свою точку зрения, но и компании созрели для перестройки своих требований и правил. В последнее время прогрессивные компании позволили сотрудникам работать в дистанционном формате, поддерживают желание персонала в области закупок к обучению и повышению квалификации, что является взаимовыгодным процессом.

Тем не менее описанная выше картина представляет собой скорее исключение, чем позитивный тренд. И это ошибка многих российских компаний, поскольку они не хотят заниматься управлением талантами в сфере закупок. Но такая политика сильно бьет по компании, размывает ее финансовое благополучие и устойчивость.

Мои исследования показывают, что отсутствие управления талантами в закупочной деятельности по уровню материального ущерба может быть приравнено к мошенничеству.

Компания может понести колоссальные потери, выраженные в миллионах рублей, если завтра ключевой сотрудник из отдела закупок решит покинуть компанию, при этом убедит и других коллег принять подобное решение, потому что на рынке появилась новая организация с четко выстроенной системой управления талантливыми кадрами, конкретными перспективами карьерного роста и гибким рабочим графиком.

Что делать в этом случае?

Невозможно однозначно ответить на этот вопрос, поскольку система управления талантами считается очень сложным и длительным процессом, требующим серьезных финансовых ресурсов. Если вы руководитель по закупкам, то вам необходимо для начала знать, какими возможностями вы лично располагаете и будет ли у вас поддержка со стороны высшего руководства. Например, нежелание генерального директора компании инвестировать в развитие талантов отдела закупок резко снижает ваши шансы достичь существенного прогресса. Возможно, ваши лидерские качества будут способны изменить мышление ключевых директоров компании и вам выделят средства на обучение и развитие персонала отдела закупок. Однако мы живем в мире устоявшихся стереотипов, имеющих негативное воздействие на закупочную функцию. В этой связи было бы крайне наивно рассчитывать на стремительные перемены в закупках.

Несмотря на наличие стандартных препятствий, вы, как руководитель по закупкам, можете самостоятельно запустить процесс по улучшению работы закупочной команды и привлечению квалифицированных кадров.

Во-первых, найдите время и проверьте текущий уровень компетенций сотрудников отдела закупок.

Во-вторых, выделите сильных сотрудников в отдельную группу. Руководствуйтесь принципом Парето – ваши 20 % сотрудников, действующих наиболее продуктивно, обеспечат вам 80 % результата в отделе.

В-третьих, разработайте план мероприятий по обучению, в ходе которого 20 % наиболее продуктивных сотрудников будут делиться опытом и навыками с остальными членами команды.

Хотел бы особо подчеркнуть, что сотрудники лучше учатся и глубоко мотивированы, когда чувствуют, что они востребованы как специалисты. Наставничество и пошаговое обучение при этом способствуют тому, чтобы уменьшить сопротивление сотрудников осваивать сложное и малознакомое, но вместе с тем необходимое для бизнеса направление.

Ошибка № 10. Ненадлежащее управление взаимоотношениями с поставщиками

Возможно, что одна из самых больших ошибок в сфере закупок – это ненадлежащее управление взаимоотношениями с поставщиками. Довольно часто сотрудники отдела по закупкам взаимодействуют со своими контрагентами и подрядчиками только в случае возникновения потребности или запроса со стороны внутренних клиентов. В остальное время они занимаются развитием, воспитанием и анализом поставщиков.

Первоочередная задача отдела закупок с высоким уровнем зрелости заключается в выборе надежных поставщиков, которые соответствуют этическим нормам и ценностям.

Выбор неправильных партнеров может привести к некачественной или несоответствующей техническим требованиям продукции, несвоевременной поставке, нарушению деловой этики, потере репутации. В некоторых отраслях существует прямая корреляция между низкозатратным и малоэффективным поставщиком.

На сегодняшний день наиболее продвинутые отделы закупок очертили для себя широкий круг проблем, среди которых экономические, экологические и социально-политические вопросы, требующие пристального внимания. Профессиональному закупщику стоит всегда помнить о возникновении разного рода рисков в цепочке поставок. Постоянная бдительность позволит ему нейтрализовать или минимизировать их негативные последствия во всей экосистеме компании.

Как показывают мои наблюдения, проблема должного управления взаимоотношениями с поставщиками обладает своей спецификой. Речь идет о том, что у каждого отдела закупок своя история и трудности.

Есть компании, в которых отсутствует предварительная оценка поставщиков до начала фактического сотрудничества. Закупщики опираются на устные обещания и стандартные, часто размытые условия коммерческой поставки. Бывают отделы закупок, которые формально имеют балльную систему оценки поставщиков, но фактически не владеют полной информацией об их производственных и коммерческих характеристиках. А ведь нередки случаи, когда поставщики скрывают достоверную информацию, имеющую важное значение для компаний. Например, в тех компаниях, в которых я возглавлял отдел закупок, мы придавали большое значение этическим нормам – сознательно не работали с поставщиками, которые использовали детский труд или были уличены в коррупции и мошенничестве. Мы дорожили своим именем и строго следили за своей репутацией.

Никогда не забывайте, что легкомысленность отдела закупок в отношении поставщиков может вызвать цепную реакцию и подорвать доверие всех вовлеченных сторон – как внутренних клиентов, так и конечных выгодоприобретателей.

Что делать в этом случае?

Правила управления поставщиками просты и эффективны.

Во-первых, измените свое отношение к поставщикам. Всегда проявляйте уважение. Помните, в школе нам говорили, что Луна – это единственный естественный спутник Земли, так и поставщики – это естественные спутники отдела закупок, которые могут помочь в реализации вашей общекорпоративной стратегии.

Во-вторых, разработайте и внедрите ключевые показатели эффективности, понятные поставщику. В обязательном порядке донесите до него эту информацию. Например, вы можете сообщить поставщику, что вы оцениваете его производительность и результативность (возьмите самые распространенные критерии – цена, качество, сроки поставки, клиентоориентированность, деловая репутация и производственный потенциал) по школьной пятибалльной системе:

5 – отлично;

4 – очень хорошо;

3 – хорошо;

2 – удовлетворительно;

1 – неудовлетворительно.

Проводите регулярные обзоры деятельности поставщиков по заданным параметрам, составляйте итоговые отчеты и открыто делитесь полученной информацией. В ваших интересах устранять выявленные недочеты, хеджировать риски и повышать уровень надежности поставщиков.

Таким образом, первоклассный закупщик оценивает не только предполагаемые (будущие) перспективы поставщиков, но и их успехи и неудачи, которые они продемонстрировали на протяжении определенного периода времени.

В-третьих, надлежащее управление поставщиками подразумевает, что отдел закупок не зацикливается на сотрудничестве с текущими поставщиками. Никогда не прекращайте искать новых партнеров, держите руку на пульсе, постоянно исследуйте рынок, посещайте тематические выставки и ярмарки. Придерживайтесь политики открытости и не закрывайте двери для новых и молодых поставщиков.

Оценивайте поставщиков и подрядчиков не по длительности присутствия на рынке и бренду, а по профессиональным качествам и успешным проектам.

В-четвертых, развивайте и воспитывайте ваших поставщиков. Как правило, даже самые важные и надежные не имеют полного представления о внутренних процедурах и процессах в отделах по закупкам. Ответственные закупщики берут на себя процесс адаптации поставщиков, они делятся ключевыми бизнес-процессами, информируют о том, как проходит обработка платежей (для многих это чувствительный вопрос) и по каким критериям выбираются стратегические поставщики.