Вторая часть определения ограничивает круг сделок, событий и операций, которые являются фактами хозяйственной жизни. Они должны влиять на другие объекты бухгалтерского учета, о которых я расскажу в следующей главе. Если сделка, событие или операция изменяет финансовое положение компании или движение денежных средств, то при ее отражении изменятся активы или пассивы. Если изменяется финансовый результат деятельности компании, то из-за факта хозяйственной жизни изменятся доходы, расходы, прибыли или убытки. То есть факт хозяйственной жизни всегда можно оценить в деньгах.

Пример 1:

От поставщика поступили материалы на сумму 100 000 рублей. Это факт хозяйственной жизни, поскольку у покупателя меняется величина активов (становится больше запасов на 100 000 рублей) и пассивов (становится больше кредиторской задолженности на ту же сумму).

Пример 2:

Вы уволили сотрудника. Это факт хозяйственной жизни, поскольку у вас увеличивается обязательство по выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении и уменьшается оценочное обязательство по предстоящей оплате отпусков.

Пример 3:

Вы наняли сотрудника. Это еще не факт хозяйственной жизни, поскольку подписание трудового договора не изменяет оценку активов, пассивов, доходов или расходов. Когда сотрудник приступит к работе, обязательства по оплате труда возникнут. Но пока их нет – отражать в бухучете нечего.

Факт хозяйственной жизни – это первая костяшка домино, за которой валятся все остальные. Если бы не было фактов хозяйственной жизни, не было бы и бухучета – за ненадобностью. Финансовая отчетность составлялась бы единожды и больше не изменялась. Но жизнь не терпит статики. В том числе – хозяйственная.

Группировка и систематизация: как бухгалтерия обрабатывает данные

Для того, чтобы из разрозненных фактов хозяйственной жизни сложилась цельная картина имущественного положения бизнеса и финансовых результатов его деятельности, информация о свершившихся фактах хозяйственной жизни проходит три этапа обработки. На каждом этапе уровень обобщения повышается, а количество документов уменьшается. Пойдем снизу вверх, но сначала расскажу о регламенте, который традиционно считают бухгалтерским. Хотя на самом деле он нужен для управления бизнесом. И бухгалтерии без него никуда, естественно.

График документооборота

График документооборота – это схема прохождения документов внутри компании. В нем устанавливаются виды документов, ответственные за их создание и прохождение, и сроки каждого этапа обработки. Если такого графика нет, Петр Иваныч из отдела снабжения режет воблу на накладной поставщика, а Марья Васильевна в бухгалтерии списывает со склада несуществующие с точки зрения бухучета материалы и не понимает, почему программа ругается, высвечивая красные остатки.

С 2022 года в России есть отдельный бухгалтерский стандарт, который регулирует правила составления и обработки бухгалтерских документов – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он определяет документооборот так: «Движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения». Перевожу на русский.

Бухгалтерский документооборот охватывает только бухгалтерские документы, о которых я расскажу дальше:

1. Первичные учетные документы.

2. Оправдательные документы.

3. Регистры бухгалтерского учета.

Их движение начинается в момент составления. И это движение не должно быть таким, как в моем примере. При наличии графика документооборота начальник отдела снабжения объяснит Иванычу, что после подписания накладной у него есть три дня на то, чтобы донести документ в бухгалтерию. Иначе никакой больше воблы на складе.

После составления бухгалтерские документы могут проходить через несколько ответственных сотрудников из разных подразделений. Завершением исполнения, как правило, будет составление на их основе финансовой отчетности и передача в архив. Документы не обязательно должны быть бумажными, но и для электронных документов график документооборота необходим. Без него хаос в бухгалтерии будет современным, продвинутым и с удобными кнопочками.

Обычно график документооборота оформляется как часть учетной политики компании. И, несмотря на то, что учетную политику готовит главбух, график документооборота стоит разрабатывать в плотном контакте с директором. Во-первых, это его зона ответственности: согласно ФСБУ 27/2021, документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта. Во-вторых, он лучше понимает, какого взаимодействия между подразделениями нужно достичь. И график документооборота – отличное средство, чтобы устранить затыки там, где они есть, и добавить бюрократии туда, где царит анархия.

Поэтому не стоит рассматривать график документооборота как часть бухгалтерского учета. Правильнее смотреть на него как на часть системы внутреннего контроля, которая позволяет вовремя и без ошибок готовить информацию, необходимую не только для подготовки финансовой отчетности, но и для оперативного управления компанией.

График документооборота можно составить в виде схемы, текстового документа или таблицы – утвержденных форм нет. Главное, чтобы его было удобно читать и он отвечал на вопросы:

1. Какой документ составляется в какой ситуации?

2. Сколько экземпляров нужно составить?

3. Кто отвечает за составление документа?

4. Кто подписывает документ?

5. Кому и в какие сроки передается документ?

6. Кто и в какие сроки обрабатывает документ?

7. Кто и когда сдает документ в архив?

Составление графика документооборота позволяет по-новому взглянуть на организационную структуру компании и бизнес-процессы. Это полезное упражнение для руководителя, которое может дать неожиданные инсайты. Но важно понимать, что бухгалтерский документооборот – лишь часть общего документооборота компании. И график документооборота нужен не только в бухгалтерии. А главное, без воли руководителя, который заставляет команду соблюдать его, это просто бумажка.

Первичные учетные документы и оправдательные документы

Все факты хозяйственной жизни регистрируются в первичных учетных документах (Source Documents) или попросту – первичке. Это требование статьи 9 закона «О бухгалтерском учете». Нет документа – значит, и факта хозяйственной жизни не было. Бухгалтер не имеет права придумывать несуществующие факты хозяйственной жизни, даже если полностью уверен в том, что они были. Первичный документ – это свидетельство о рождении факта хозяйственной жизни. Без него факт хозяйственной жизни – асоциальный маргинал непонятного происхождения, следы о котором аудиторы заставят вычищать из бухгалтерских регистров и финансовой отчетности.

Для каждого типа фактов хозяйственной жизни применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются актом об оказании услуг, поступление денег в кассу сопровождается приходным кассовым ордером, а материалы в производство списываются по требованию-накладной.

До 2013 года первичку нужно было составлять строго по формам, которые установлены альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Их в конце 90-х разработал Госкомстат – предшественник Росстата. С 1 января 2013 года коммерческим организациям унифицированные формы применять не обязательно. Закон «О бухгалтерском учете» делегирует выбор форм первички руководителям компаний. Руководитель утверждает формы вместе с учетной политикой компании, и затем они применяются в течение, как минимум, года.

Исключение – кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости составляются по унифицированным формам. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Первичка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• измерители факта хозяйственной жизни в натуральном и денежном выражении – рубли и, например, штуки;

• должности лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни и правильность его оформления;

• личные подписи этих лиц с расшифровкой.

В теории свобода форм нужна компаниям, чтобы расширять или сужать набор реквизитов, исходя из своих информационных потребностей. Нужно вам в среднем бизнесе иметь в первичке код подразделения или статьи бюджета, чтобы было удобнее разносить затраты – добавляете. Не нужно в условной шаурмячной – убираете. Но практика вносит свои коррективы. Огромную долю российского рынка бухгалтерского софта занимает фирма «1С». А в ее продуктах формы первички основаны на унифицированных. Поэтому в большинстве бухгалтерий малого и среднего бизнеса первичка выглядит одинаково.

Первичка должна составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных в документе факту хозяйственной жизни лежит на тех, кто его подписал. Главбух отвечает только за правильность дальнейшей обработки документа.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон «О бухгалтерском учете» разрешает составлять первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Я очень поддерживаю такой формат. Электронный документооборот ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. При этом бухгалтерии не приходится заниматься обезьяньей работой – вбиванием в компьютер данных с бумажного документа, куда они попали с другого компьютера.

ФСБУ 27/2021 ввел термин, который прежде в бухучете не использовался, – оправдательные документы. Это полезная новация, она позволяет отделить первичные учетные документы от других документов, отражающих факты хозяйственной жизни. Практика показывает, что не все бухгалтеры разделяют эти понятия. Отсюда и нелепые требования типа обязательного предоставления в бухгалтерию счета на оплату или наличия подписи поставщика на товарной накладной для принятия ее к учету.

Оправдательный документ – это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учета, а для юридической фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом «О бухгалтерском учете». Вот типичные оправдательные документы:

• договор;

• кассовый чек;

• квитанция об оплате.

При этом оправдательный документ может содержать реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приемку другой. Бухгалтерия традиционно требует документы, которые подписаны с обеих сторон, и раньше это не было большой проблемой. Но в пандемию с массовым переходом на удаленку подписание документов стало болью. Хотя боль-то фантомная: статья 9 закона «О бухгалтерском учете» требует наличия в первичном документе подписи лица или лиц, ответственных за совершение операции и ее оформление со стороны компании. Эти ребята берут на себя ответственность за то, что факт хозяйственной жизни зафиксирован в первичном документе корректно и его можно принимать к учету.

Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного, его можно принимать к учету без составления отдельного первичного документа. Это распространенная практика, но по умолчанию такие документы не являются первичными. Акт приемки-передачи имущества или товарная накладная составляются не для бухгалтерского учета. Но раз в них есть все необходимое для принятия объекта к учету или списания, грех бухгалтеру этим не пользоваться.