Первичные учетные документы могут составляется на основе оправдательных. Такая конструкция давно существует, ФСБУ 27/2021 просто дал имя имеющейся сущности. Например, чтобы отразить в бухучете списание дебиторской задолженности подотчетного лица, нужен первичный документ – авансовый отчет. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчетника, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.

Регистры бухгалтерского учета

Первый этап бухгалтерской работы закончен – все факты хозяйственной жизни зарегистрированы в первичке. Но первичный документ – всего лишь фиксация факта, а бухучет должен дать пользователям понимание, как под влиянием зарегистрированных фактов хозяйственной жизни меняются объекты учета (о них я расскажу в главе 2): активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. Для этого бумажное или электронное море первички нужно упорядочить. И здесь на помощь приходят бухгалтерские регистры.

Слово «регистр» происходит от латинского registrum – список. Бухгалтерские регистры используются для накопления и систематизации данных первички. В классической бухгалтерии они могут иметь форму реестров, ведомостей, журналов и книг. Фактически это таблицы, в которых данные сгруппированы по определенным признакам. Например, это карточки счетов или ведомости. ФСБУ 27/2021 устанавливает требования к регистрам. Из этих требований можно понять, как организуется обобщение первички:

1. Полнота. В регистрах хранятся данные, необходимые всем пользователям. Подробности – в главе 4.

2. Хронологическая и систематическая запись. Данные обобщаются по датам фактов хозяйственной жизни (хронологическая запись) и по бухгалтерским счетам (систематическая запись). Подробности – в главе 5.

3. Синтетический и аналитический учет. Данные группируются иерархично: от субконто к субсчетам и синтетическим счетам. Подробности – в главе 5.

4. Системность информации. Целое равно сумме частей: хронологическая и систематическая запись, данные аналитического и синтетического учета, данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности должны «биться» друг с другом.

5. Обоснованность учетных записей. Записи в регистрах формируются только на основе первичных документов. Нет документа – нет записи.

6. Достоверность информации. Данные должны отражаться без пропусков и искажений в тех периодах, когда фактически произошли факты хозяйственной жизни. Подробности – в главе 6.

7. Своевременность информации. Данные должны попадать в регистры так быстро, чтобы успеть учесть их при составлении ближайшей финансовой отчетности. Подробности – в главе 6.

8. Юридическая значимость учетных записей. Данные регистров подтверждают наличие и величину объектов бухгалтерского учета.

Единых установленных форм бухгалтерских регистров не существует, за исключением некоторых кассовых документов. Формы регистров разрабатываются главбухом каждой конкретной компании и утверждаются директором. Но есть обязательные реквизиты, установленные законом «О бухгалтерском учете»:

• название регистра;

• имя компании;

• даты начала и окончания ведения регистра;

• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов учета;

• стоимость объектов учета и единица измерения этой стоимости;

• наименования должностей ответственных за ведение регистра;

• личные подписи этих сотрудников с указанием фамилий и инициалов.

Регистры не обязательно вести на бумаге, допустима электронная форма. В современных бухгалтерских программах аналитика многомерная, все это добро перевести в бумажный вид бывает проблематично. Но если договор или закон обязывает предоставлять бумажный регистр, его придется распечатать и подписать.

Финансовая отчетность

«Бухгалтерская (финансовая) отчетность – информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом», – так говорит закон «О бухгалтерском учете», обращаясь к себе в третьем лице. Переведу это определение, но сначала объясню, что такое отчетный период и отчетная дата.

Отчетный период (Reporting Period) – это не период, когда сдается отчетность, а период, за который она сдается. Почему-то первая трактовка очень распространена среди бухгалтеров. «Не беспокоить, у меня отчетный период!» – знакомо? Можете смело отвечать, что отчетный период у тебя закончился, начался период подготовки отчетности. Отчетная дата (Reporting Date) – последний календарный день отчетного периода.

Обязательный отчетный период, за который составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность, – год, а отчетная дата – 31 декабря. Малый бизнес обычно ограничивается только годовой отчетностью. В корпорациях принято составлять промежуточную отчетность: за первый квартал, полугодие и девять месяцев года. Соответствующие отчетные даты – 31 марта, 30 июня и 30 сентября. Некоторые компании формируют бухгалтерскую (финансовую) отчетность даже ежемесячно, но это редкость.

На подготовку годового отчета отводится 3 месяца, на подготовку промежуточной отчетности – 30 дней. В эти сроки бухгалтерия должна внести все факты хозяйственной жизни в учет, составить отчетность и подписать ее у руководителя компании.

Уже заметили путаницу с названиями? Не то бухгалтерская отчетность, не то финансовая. Это не я такой непоследовательный. Государство до сих пор не определилось, какую отчетность делает бухгалтер: бухгалтерскую или финансовую (дальше остановлюсь на этом подробнее). Поэтому в официальных документах второе имя пишется в скобках. В международной практике эта отчетность называется финансовой (Financial Statements), я тоже буду называть ее так. Финансовая отчетность раскрывает состояние дел компании в трех главных аспектах:

1. Имущественное положение на отчетную дату. Какие у компании есть активы и за счет каких пассивов они появились. Имущественное положение раскрывается в бухгалтерском балансе.

2. Финансовый результат деятельности за отчетный период. Какие прибыли или убытки получены и за счет каких доходов и расходов. Финансовый результат раскрывается в отчете о финансовых результатах.

3. Движение денежных средств за отчетный период. Какие денежные потоки по текущей, инвестиционной и финансовой деятельности были за отчетный период и их сальдо на отчетную дату. Движение денежных средств раскрывается в отчете о движении денежных средств. Никакого креатива – что в отчете раскрывается, то и в названии фигурирует. Скучно, товарищи!

Есть и другие формы финансовой отчетности. Например, отчет об изменениях капитала или пояснения. Но без этих трех нельзя сложить финансовую картину бизнеса. Я расскажу о них в главе 4.

Что такое бухгалтерский учет? Да, только теперь

Определение здорового человека

Под конец первой главы подниму тему, с которой логично было бы ее начать. Для старта это было бы слишком похоже на философские размышления об отличиях трансцендентального от трансцендентного. Теперь вы уже знаете, как бухгалтерия обрабатывает данные и для кого эти данные готовятся. Пришло время определить, что такое бухгалтерский учет.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» выдает юридически выверенное определение: «Бухгалтерский учет – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности». Все же понятно, да? Я вот тоже напрягся, когда впервые прочитал эту шифровку.

Прошлый закон о бухучете № 129-ФЗ давал определение, которое можно было понять в отрыве от остального текста закона. Но с нынешним тоже можно жить. Делюсь лайфхаком, как перевести цитату выше. Сначала читаете весь закон, а потом возвращаетесь к первой главе – и все становится понятно. Теперь вы можете последовательно разложить определение на составляющие, как это сейчас сделаю я.

1. Что такое бухгалтерский учет? Это информационная система.

2. О чем эта система? Об объектах бухгалтерского учета, с большинством из которых я познакомлю вас в главе 2:

• фактах хозяйственной жизни;

• активах;

• обязательствах;

• собственном капитале;

• доходах;

• расходах;

• иных объектах.

3. Как работает эта система? Документируя и систематизируя информацию:

факты хозяйственной жизни сначала регистрируются в первичных учетных документах;

данные первичных документов систематизируются в бухгалтерских регистрах, а информация из них обобщается в финансовой отчетности.

Подробнее о связи документирования и систематизации бухгалтерской информации я расскажу в главе 5. Пока достаточно простой визуализации.

Бухучет можно представить как воронку. В широкой части несортированный массив первичных документов. В них фиксируются свершившиеся факты хозяйственной жизни, каждый из которых изменяет какие-то из остальных объектов бухучета. Дальше по мере систематизации информации воронка сужается, а данные распределяются по бухгалтерским регистрам. Внизу воронки составляется финансовая отчетность, в которой определена стоимость каждого объекта бухучета.

Чем финансовый учет отличается от бухгалтерского

Не сосчитать, сколько раз я слышал от предпринимателей, что бухгалтерский учет для них бесполезен и нужно внедрять финансовый. Но ведь это все равно, что сказать: «От пельменей я толстею, мне нужно есть шарики мясного фарша в тесте!» Финансовый учет – это просто другое название бухгалтерского. Финансовым его стали называть, потому что на его основе составляется финансовая отчетность.

В России официально финансового учета как термина не существует. Есть бухгалтерский учет, который определен законом «О бухгалтерском учете». А отчетность, которая формируется на основе его данных, имеет переходное название – «бухгалтерская (финансовая) отчетность».

Почему так сложилось? Термин пришел к нам с Запада под влиянием Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО), которые ориентированы на информационные потребности части внешних пользователей финансовой отчетности – существующих и потенциальных инвесторов, заимодавцев и прочих кредиторов. Общее у этих ребят – прямой финансовый интерес. Они либо уже финансируют деятельность компании, либо решают, будут ли делать это. Отсюда и название отчетности – финансовая.

Интересы остальных пользователей финансовой отчетности в МСФО считаются менее важными. В Концептуальных основах финансовой отчетности (IFRS Framework) прямо говорится: «Руководство отчитывающейся организации также заинтересовано в финансовой информации об организации. Однако руководству нет необходимости полагаться на финансовые отчеты общего назначения, поскольку оно может получить необходимую финансовую информацию из внутренних источников. Прочие стороны, такие как регулирующие органы и общественность, не являющиеся инвесторами, заимодавцами и прочими кредиторами, также могут найти финансовые отчеты общего назначения полезными. Однако такие отчеты первично не ориентированы на эти прочие группы».

На Западе сложилась четкая классификация видов учета относительно пользователей:

• финансовый учет (Financial Accounting) – для внешних пользователей с прямым финансовым интересом;

• налоговый учет (Tax Accounting) – для государства;

• управленческий учет (Managerial Accounting) – для внутренних пользователей.